Unterstützung bei Ausschreibungen

Mentoring

Beratung und Betreuung für Agenturen und IT-Dienstleister

Wir unterstützen Sie bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in Deutschland

Bevor wir eine Zusammenarbeit beginnen, ist es für uns von entscheidender Bedeutung, gemeinsam mit Ihnen klare Erwartungen bezüglich Ihrer Ausschreibungsaktivitäten zu definieren. Dazu gehören die aktuellen Rahmenbedingungen und Erfahrungen in Ihrem Unternehmen sowie die Herausforderungen, die Sie daran hindern, Ausschreibungen erfolgreich zu gewinnen. Unser Mentoring ist darauf ausgerichtet, Ihnen in folgenden Szenarien zu helfen:

Wenn der Aufwand zu hoch ist und die Gewinnchancen zu gering erscheinen.

Wenn die Hauptverantwortung für Ausschreibungen bei der Geschäftsführung liegt.

Wenn die Leistungen unklar definiert sind und Sie unsicher sind, wie Sie reagieren sollen.

Wenn die Recherche und Auswertung potenzieller Ausschreibungen als zu aufwendig empfunden wird.

Wenn es bereits einen Favoriten gibt, der vermeintlich sowieso gewinnen wird.

Wenn es Ihnen schwerfällt, den Aufwand und die Preise für Ausschreibungen abzuschätzen.

Um Sie bestmöglich bei diesen Herausforderungen zu unterstützen, werden wir gemeinsam eine umfassende Strategie entwickeln. Diese Strategie wird darauf abzielen, welche Ausschreibungen mit welchem Volumen und bei welchen Kunden am besten targetiert werden können.

Recherche

Unser Mentoring unterscheidet sich von reinen Beratungsleistungen oder standardisierten Online-Kursen. Wir legen großen Wert auf eine individuelle 1:1-Betreuung, die bereits bei der Recherche potenzieller Ausschreibungen beginnt. Sie erhalten von uns ein wöchentliches Briefing mit den neuesten Ausschreibungen, das speziell für Sie aufbereitet ist. In unseren wöchentlichen 1:1-Meetings werden wir gemeinsam die interessanten Ausschreibungen detailliert besprechen und Ihre Erfolgschancen definieren.

Händisch recherchierte Informationen, präzise auf einer DIN A4-Seite zusammengefasst.

Ein wöchentliches 1:1-Meeting, in dem wir gemeinsam Ihre Erfolgsaussichten analysieren und diskutieren.

Mit unserer Recherchearbeit möchten wir Ihnen den ersten Schritt zu einer regelmäßigen Teilnahme an Ausschreibungen ermöglichen. Wir übernehmen diesen Aspekt proaktiv für Sie, damit Sie sich voll und ganz auf die Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit konzentrieren können.

Beratung

Nachdem wir gemeinsam festgestellt haben, dass erfolgversprechende Chancen vorliegen und die Kriterien erfüllt sind, empfehlen wir Ihnen als Sparringspartner eine strategische Herangehensweise, die individuell auf jede Ausschreibung zugeschnitten ist. Diese beinhaltet

Klärung der Abgabefristen und Identifizierung der erforderlichen Dokumente sowie deren rechtzeitige Fertigstellung.

Analyse der Vertragsbedingungen und Festlegung der erforderlichen Schritte, um diese Bedingungen zu erfüllen.

Abschätzung des Arbeitsaufwands und Festlegung einer angemessenen Preisgestaltung.

Identifizierung potenzieller Konkurrenten und Entwicklung einer Strategie zur Positionierung.

Jede Ausschreibung ist an gewisse Prinzipien gebunden und gleichzeitig für sich einzigartig, daher folgen unsere Empfehlungen einem übergreifenden Strategie, sind jedoch individuell auf die spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten der jeweiligen Ausschreibung zugeschnitten. Dabei berücksichtigen wir sowohl finanzielle als auch strategische Interessen, um Ihnen eine maßgeschneiderte Unterstützung zu bieten.

betreuung

Nach Abschluss der Analyse tritt die Betreuungsphase ein, in der wir, falls gewünscht, die Koordination Ihres Teams übernehmen und den Überblick über das Gesamtbild behalten. Für die Erstellung der Unterlagen bieten wir entsprechende Best Practices an und stehen den einzelnen Teammitgliedern als Sparringspartner zur Verfügung. Dabei erfolgt das Reporting direkt an die Geschäftsführung.

Kaufmännische Erarbeitung der Kostenaufstellung.

Bereitstellung von Best Practices und Vorlagen für die Dokumentenerstellung.

Auf Wunsch Koordination und Orchestrierung des Teams.

Individuelle Unterstützung der Teammitglieder als Sparringspartner.

Direktes Reporting an die Geschäftsleitung.

Die übergeordnete Orchestrierung hat zum Ziel, die erstellten Unterlagen mit den festgelegten Regeln und vor allem Bewertungskriterien der Ausschreibung abzugleichen. Denn bei Ausschreibungen ist derjenige, der die meisten Punkte erzielt, der Gewinner.

Abgabe

Abschließend möchten wir betonen, dass wir Sie bis zur Abgabe der Dokumente begleiten. Durch die Nutzung verschiedener Portale und Verfahren implementieren wir ein Vier-Augen-Prinzip, um sicherzustellen, dass Ihre Bemühungen nicht an Formalitäten scheitern. Denn fehlende Unterschriften, falsch gesetzte Kreuze oder fehlende Dokumente führen in der Regel zum sofortigen Ausschluss.

Eine eingehende Führung durch die verschiedenen Portale und Verfahren.

Die Anwendung des Vier-Augen-Prinzips für die Abgabe Ihrer Unterlagen.

Proaktive und rechtzeitige Benachrichtigungen über Fristen.

Nach der Abgabe ist die Bindefrist entscheidend. Sie gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wann Sie eine Rückmeldung erwarten können. Wir behalten diese Frist im Auge und informieren Sie über neue Entwicklungen. Gleichzeitig beginnt der Prozess von vorne, um sicherzustellen, dass wir kontinuierlich an Ihrem Erfolg arbeiten.