89 Stunden pro Ausschreibung
Aus unserer Beobachtung entstehen durchschnittlich 89 Arbeitsstunden je Ausschreibung. Diese Zahl ist ein Negativbeispiel, und genau deshalb lohnt der Blick auf ihre Ursachen.
Wie viel Arbeit steckt in einer einzigen Ausschreibung? Unsere Beobachtung zeigt: im Schnitt 89 Stunden je Ausschreibung.
Ein Negativbeispiel, bewusst so benannt
Wir kennzeichnen diese Zahl ausdrücklich als Negativbeispiel. Sie beschreibt den Ist-Zustand vieler Agenturen und zeigt, was eine Teilnahme kostet, solange ohne feste Methodik gearbeitet wird. Als Zielwert taugt sie nichts. Als Ausgangspunkt für eine ehrliche Analyse taugt sie sehr viel.
Wo der Aufwand entsteht
In Ausschreibungen entfallen häufig 60 bis 70 Prozent der Bewertung auf die Konzeption. Bewertet werden kann nach vier Konzeptarten: Technisches Konzept, Personalkonzept, Projektkonzept und Kreativkonzept. Genau dort verortet der Auftraggeber sein Sicherheitsbedürfnis und vergibt entsprechend den Zuschlag.
Die Ursache für den hohen Aufwand liegt teilweise im fehlenden Prozessbewusstsein der Agenturen. Der gravierendere Teil liegt jedoch häufig beim Kunden: Anforderungen sind ungenau oder schwammig formuliert. Dadurch gerät die Agentur ins Schwanken. Sie kann die vagen Anforderungen weder konzeptionell sauber aufgreifen noch preislich belastbar festsetzen.
Wie der Aufwand bei den Experten landet
Wir beobachten folgendes Vorgehen: Ein Non-Expert aus Projektleitung, Business Development oder Sales qualifiziert die Ausschreibung und koordiniert den Prozess. Mit dem fachlichen Input für Konzept und Kalkulation hat diese Rolle meist wenig zu tun. Dabei wird ein gewisses Maß an kreativem, organisatorischem und technischem Verständnis laut unserer Umfrage unter 72 Agenturen bereits vor der Einstellung vorausgesetzt. Weil der Non-Expert die Anforderungen nicht spezifiziert, werden die vagen Anforderungen an die Experten in Technik, Kreation oder Konzeption weitergegeben. Dort beginnt der eigentliche Aufwand.
Werden erfahrene Fachleute auf unklare Anforderungen angesetzt, beantworten sie die Unsicherheit mit Expertise: Sie bauen Risikopuffer ein, treffen Annahmen und entwickeln Optionen. Fachlich ist das nachvollziehbar. Für die Wertung ist es teuer, denn solche Konzepte passen schlecht in das Bewertungsraster der Vergabestelle. Und wo das erarbeitete Wissen nirgends strukturiert aufbewahrt wird, beginnt die nächste Ausschreibung wieder bei null.
Ein Widerspruch, den Sie kennen sollten
Auf der einen Seite beschweren sich Agenturen, dass Anforderungen in Ausschreibungen zu vage sind. Auf der anderen Seite positionieren sie sich als Partner, der strategisch berät. In unserem Verständnis ist das eine ein Dienstleister und das andere ein Partner. Wer als Partner auftreten will, übernimmt die Definitionsarbeit, die der Kunde mangels Know-how gar nicht leisten kann.
Was Sie daraus machen können
Der erste Schritt ist Transparenz: Erfassen Sie den Aufwand je Ausschreibung und Ihre Erfolgsquote. Erst beide Zahlen zusammen zeigen, ob sich das eigene Vorgehen rechnet. Der zweite Schritt ist Struktur: klare Anforderungen, prüfbare Zusagen und ein Wissensportfolio, das Antworten wiederverwendbar macht. Wie teuer dieses Negativbeispiel wirklich ist, rechnen wir im Beitrag zur 2-Prozent-Quote vor.