Das Agency Book: keine Frage wird zweimal gestellt

Was passiert, wenn die Antworten auf die Fragen einer Ausschreibung bereits bekannt sind und in der Vergangenheit schon verwendet wurden? Hier kommt der Wissenspool ins Spiel, den wir als Agency Book bezeichnen.

Ein Ort für die Kette aus Anforderung, Lösung und Preis

Sie brauchen einen Ort, an dem Sie die Kette von Anforderung, Lösung und Preis der Lösung abspeichern und abrufbar machen. Dieser Ort kann individuell gestaltet sein. Das Ziel ist die Dokumentation der Lösung und der Herangehensweise an die Lösung, sodass auch ein Nicht-Experte vergleichen kann, ob die Lösung zu den Anforderungen passt. Ein bloßer Textbaustein zum Wiederverwenden leistet das gerade nicht: Ihm fehlen Kontext und Herangehensweise.

Abweichungen führen zu neuen Fragen

Soll der Veranstaltungskalender bei der nächsten Ausschreibung beispielsweise eine facettierte Suche enthalten, ist das eine individuelle Abweichung zur bisherigen Lösung. Entscheidend ist, dass der Nicht-Experte daraus wieder die passende Frage für ein Akzeptanzkriterium ableiten und diese an die Experten stellen kann. So wächst das Agency Book mit jeder Ausschreibung weiter.

Individuell ja, einzigartig selten

Ein Trugschluss im Agenturgeschäft ist es, zu glauben, Projekte seien einzigartig. Projekte sind individuell. Einzigartig wären sie nur dann, wenn sie noch nie zuvor durchgeführt worden wären, und das widerspricht der Natur eines Unternehmens und spricht gegen Skalierbarkeit sowie Wachstum. Die Herausforderungen wiederholen sich: Jede Stadt, Hochschule oder Bank hat sehr ähnliche Herausforderungen. Die passenden Lösungen werden angepasst. Und wenn eine Stadt regionale Aspekte im Leitmotiv wünscht, ist die Wahrscheinlichkeit, die nächste Ausschreibung zu gewinnen, höher, wenn diese regionalen Aspekte enthalten sind.

Als Beispiel nutzen wir oft den Studienfinder: Schauen Sie sich die Webseiten von Universitäten oder Hochschulen an. Sie werden immer einen Studienfinder finden, weil er eine Herausforderung löst, die jede Hochschule hat: Studierende gewinnen. Genauso möchte jede Stadt ihre Bürgerinnen und Bürger informieren.

Qualitätssicherung am Ende

Abschließend werden die Konzepte und die Kalkulation durch die Experten qualitätsgesichert und auf fachliche Tiefe sowie Richtigkeit geprüft. Diese Prüfung kann mit den Ausschreibungsunterlagen erfolgen, muss es aber in der Regel gar nicht: Meist reichen Konzept und Kalkulation aus. So sind Ihre Experten deutlich weniger in den Prozess involviert, und ihre Kreativität wird dort eingesetzt, wo sie wirklich gebraucht wird.