Die 2-Prozent-Rechnung
Mit hohem Einsatz lassen sich Ausschreibungen gewinnen. Die Erfolgsquote liegt bei diesem Vorgehen allerdings bei etwa zwei Prozent. Diese Rechnung sollte jede Agentur einmal ehrlich aufmachen.
Im Beitrag zu den 89 Stunden haben wir den durchschnittlichen Aufwand je Ausschreibung als Negativbeispiel gekennzeichnet. Dieser Beitrag rechnet nach, was dieses Vorgehen wirtschaftlich bedeutet.
Die Nadel im Heuhaufen
Mit dem beschriebenen Vorgehen lassen sich Ausschreibungen gewinnen, und sie werden auch gewonnen. Allerdings liegt die Erfolgsquote bei etwa 2 Prozent. Bei diesen 2 Prozent trifft die Beratung exakt die Erwartungen und den Nerv des Kunden, sodass die Sicherheitsfrage durch das Konzept beantwortet ist. Man findet die Nadel im Heuhaufen. Auch diese Quote kennzeichnen wir als Negativbeispiel: Sie beschreibt ein Vorgehen, das im Einzelfall funktioniert und als Geschäftsmodell scheitert.
Warum das kaum skalierbar ist
Skalierbar ist das kaum, weil Ressourcen blockiert werden, die eigentlich in Projekten fakturiert werden sollten: die Experten. Zeit, die in Ausschreibungen fließt, lässt sich auf keinem Kundenprojekt abrechnen. Der Umsatz aus dieser Zeit fehlt und ist faktisch verloren. Typischerweise landet eine Agentur so schnell bei mindestens einem sechsstelligen Betrag pro Jahr.
Erfassen Sie deshalb zwei Größen: die Erfolgsquote Ihrer Teilnahmen und den Aufwand pro Ausschreibung. Rechnen Sie den Aufwand in Personalkosten um und berücksichtigen Sie zusätzlich die Opportunitätskosten, also die entgangene Faktura. Erst dann sehen Sie die echten Kosten dieses Vertriebswegs.
Ein Beispiel aus dem TYPO3-Umfeld
Im Bereich der TYPO3-Webseitenprojekte liegen die jährlichen Kosten der Ausschreibungsteilnahmen, die sogenannte Kostenfläche, bei circa 500.000 Euro. Der durchschnittliche Auftragswert liegt bei etwa 150.000 Euro. Das bedeutet: Erst ab vier gewonnenen Ausschreibungen pro Jahr wird das Modell überhaupt profitabel, und auch dann nur, wenn das Projektmanagement obendrauf wirklich stark ist.
Für wen sich das Vorgehen trotzdem eignet
Für unerfahrene Bieter kann die Suche nach der Nadel im Heuhaufen sinnvoll sein, um Referenzen aufzubauen. Für etablierte Agenturen ist dieses Vorgehen unwirtschaftlich: Bei Projektmargen von 8 bis 15 Prozent führt schon ein einziger Fehler zu einer Kettenreaktion, die die Wirtschaftlichkeit deutlich verschlechtert.
Die Konsequenz
Aus unternehmerischer Sicht geht es zuerst darum, ein profitables Unternehmen zu führen. Es braucht deshalb einen Weg, der effizient, nachhaltig und skalierbar ist, damit eine Agentur beurteilen kann, ob sich Ausschreibungen wirtschaftlich lohnen. Dieser Weg basiert auf Ihrem vorhandenen Agenturwissen. Wie er aussieht, zeigen die folgenden Beiträge dieser Serie.