User Stories als Commitment-Objekt
Schwammige Anforderungen sind der größte Aufwandstreiber in Ausschreibungen. User Stories mit Akzeptanzkriterien übersetzen sie in prüfbare Zusagen, intern wie gegenüber dem Kunden.
Das Hauptproblem, das den Aufwand in Ausschreibungen steigen lässt, ist selten die Ausschreibung an sich. Es sind die schwammigen Anforderungen und der Umgang damit. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie diese Unklarheit aus der Welt schaffen und gleichzeitig ein belastbares Angebot erstellen.
Die Reihenfolge ist bewusst gewählt
Nachdem die Ausschreibung recherchiert und qualifiziert wurde, sind zunächst zwei Dinge zu bestimmen: Was sind die Bewertungs- beziehungsweise Zuschlagskriterien? Und was wird in der Leistungsbeschreibung gefordert? Es zählt nichts anderes, als die maximale Punktzahl zu erhalten, um dadurch den Zuschlag zu bekommen. Der Non-Expert liest die Leistungsbeschreibung deshalb im Bewusstsein der Bewertungskriterien. Ein grundsätzliches Kriterium ist die inhaltliche Vollständigkeit des Konzepts: Sie ist erreicht, wenn das Konzept die Inhalte der Leistungsbeschreibung vollständig abbildet.
Drei Arten von Anforderungen
Eine Anforderung innerhalb einer Ausschreibung ist entweder technisch, kreativ oder organisatorisch. Drei Beispiele: Ein Kunde wünscht einen Veranstaltungskalender auf der Webseite (technisch). Ein Kunde benötigt ein Leitmotiv, das als DACH-Konzept über alle Teilbereiche des Unternehmens nachhaltig anpassbar und wiederverwendbar ist (kreativ). Ein Kunde verlangt Reaktionszeiten auf Anfragen innerhalb von 24 Stunden (organisatorisch). Gerade technische und kreative Anforderungen lassen sehr viel Interpretationsspielraum hinsichtlich ihrer Erfüllung.
Die User Story als Commitment-Objekt
Für diese Unklarheit nutzen wir das Mittel eines Commitment-Objekts in Form einer User Story. Eine User Story ist besonders geeignet, weil sie Anforderungen auf einer Nutzerebene kommuniziert, unabhängig von Spezialisierung oder Wissensstand. Außerdem definiert sie Akzeptanzkriterien, die genau festlegen, wann sie als erfüllt gilt. Aus dem technischen Beispiel wird: Als Besucher der Webseite möchte ich einen Veranstaltungskalender einsehen können, damit ich schnell und übersichtlich alle kommenden Events des Unternehmens finde.
Akzeptanzkriterien machen die Zusage prüfbar
Die gezielten Fragen an die Experts liefern die Kriterien. Die Experts kennen dabei weder die Anforderungen noch die Unterlagen der Ausschreibung; sie beantworten Fragen aus ihrem Fachwissen. Für den Veranstaltungskalender zum Beispiel: Es wird ein Plugin verwendet, das sich in die Webstruktur integrieren lässt. Der Kalender zeigt Termine in mindestens zwei Ansichtsformaten. Veranstaltungen lassen sich nach Kategorien filtern und durchsuchen. Redakteure legen Veranstaltungen ohne technischen Support an. Jede Veranstaltung verfügt über eine Detailseite mit Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und Beschreibung. Als Commitment ist das deutlich geeigneter als die einfache Aussage, man brauche einen Veranstaltungskalender.
Was Sie bewusst offenlassen
Wichtiger als das, was Sie definieren, ist oft das, was Sie offenlassen. Alles Undefinierte minimiert automatisch das Risiko und ermöglicht sowohl bei der Kalkulation als auch bei der Projektumsetzung eine klare Abgrenzung zwischen dem, was im Preis enthalten ist, und dem, was außerhalb liegt. Das Allerwichtigste dabei: Sie zeigen Ihre Expertise, indem Sie dem Kunden vorgeben, wie ein Veranstaltungskalender auszusehen hat. Die zentrale Aussage lautet: Wir bieten diesen Veranstaltungskalender mit diesen Funktionen zu diesem Preis an.