Wie atlantis dx als Herausforderer in den öffentlichen Sektor wächst mit ausschreibungen.io

Ohne Referenzen im öffentlichen Sektor kommt niemand an neue, und genau in diesem Kreis standen wir. Wir haben ihn nicht mit mehr Angeboten durchbrochen, sondern mit den richtigen.

Über atlantis dx

Die atlantis dx GmbH ist ein Hamburger IT-Dienstleister, 1994 gegründet, mit dem Büro am Haferweg und einem zweiten Standort in München. Über 40 Menschen arbeiten dort, erfahrene Profis und Digital Natives, wie das Haus sein Team selbst beschreibt. Es nennt 30 Jahre digitale Erfahrung und 750 realisierte Digitalisierungsprojekte. Das dx im Namen steht für Digital Experience.

Seit 2003 arbeitet die Agentur mit TYPO3, ist offizieller Solution Partner und aktives Mitglied der TYPO3 Association, und ihre Spezialisierung liegt bei den komplexen Vorhaben dieser Art. Zu den Auftraggebern zählen die Bauer Media Group, CEWE, CTS Eventim, Hamburg Tourismus und Unite Network, und Vorhaben dieses Zuschnitts vergibt der öffentliche Sektor fast ausnahmslos über förmliche Verfahren. Dorthin wollte das Haus wachsen.

Ausgangslage

atlantis dx bringt dreißig Jahre Erfahrung mit, und im öffentlichen Sektor zählt davon zunächst nur ein Teil. Der Anlass war kein Misserfolg, sondern ein Ziel.

Der öffentliche Sektor sollte dazukommen, denn das eigene Geschäft lag jahrelang woanders. Ein förmliches Verfahren wertet dort nicht zuerst die Leistung, sondern die Eignung, und die Eignung hängt an Referenzen. Ohne ausreichend aussagekräftige Referenzen ist ein Verfahren schwer zu gewinnen, gleich wie gut das Angebot dahinter steht.

Etablierte Wettbewerber bringen diese Historie mit, und atlantis dx hatte sie im öffentlichen Sektor noch nicht. Die eigene Stärke lag in der Technik und in der langen Erfahrung mit TYPO3, und nichts davon stand auf der Referenzliste, die ein Verfahren zuerst sehen will.

Der Widerspruch schließt sich zu einem Kreis: Referenzen entstehen aus Zuschlägen, und Zuschläge verlangen Referenzen. Ein Haus ohne diese Historie kommt aus dieser Lage nur mit einem einzelnen Treffer heraus. Ein Treffer ist kein Wachstum.

Der naheliegende Ausweg heißt Menge, also viele Verfahren anfassen und auf einen Zufall hoffen. Dieser Weg bindet genau die Köpfe, die bei atlantis dx die Kundenprojekte tragen, und jedes unpassende Verfahren kostet die Zeit, die dem passenden fehlt.

Welches Verfahren zum Haus passt, steht nicht auf dem Deckblatt, sondern verteilt über die Unterlagen, und für eine gründliche Sichtung reichte die Frist selten. Am Ende entschied der Zeitdruck.

Im Angebotsmanagement stand die Rechnung jedes Mal am selben Punkt.

„Unsere Technik hat in keinem Verfahren den Ausschlag gegeben, weil wir vorher an der Referenzliste hängen geblieben sind“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Wir haben auf vieles geboten, was ungefähr passte, und für das eine Verfahren, das wirklich zu uns gehörte, blieb am Ende zu wenig Zeit.“

Wir wollten keinen Zufallstreffer mehr, sondern Verfahren mit sechsstelligem Volumen, die wir planen können. Weniger Angebote, dafür die richtigen, und ein Wachstum, das wir vorher im Kalender sehen.

Lösung

Die Nische, in der die eigene Stärke zählt

Gemeinsam mit dem Team von ausschreibungen.io fand atlantis dx eine Nische im Bereich der Bundesministerien, in der Vorhaben von genau dem Zuschnitt vergeben werden, den dieses Haus baut. Die Auswahl hat den Markt für atlantis dx kleiner gemacht und die eigenen Aussichten darin größer, denn dort trifft die Spezialisierung des Hauses auf Auftraggeber, die genau sie verlangen.

Für die Geschäftsführung war das die Weichenstellung.

„Wir haben jahrelang breit gesucht und wenig gefunden, und heute suchen wir schmal, weil dort jemand gebraucht wird, der so ein Vorhaben auch bauen kann“, sagt die Geschäftsführung.

Vier Verfahren im Monat, und keines mehr auf Verdacht

In dieser Nische bearbeitet atlantis dx nach eigener Auskunft heute bis zu vier qualifizierte Ausschreibungen im Monat, und über den Antritt entscheidet die Passung zum Haus und nicht mehr die Frist. Kein Verfahren beginnt dabei mit der Frage, wo anzufangen ist, denn das Haus geht jedes davon in ausschreibungen.io in derselben Ordnung an, und die Kraft des Teams gehört dem Inhalt.

atlantis dx sieht vor dem ersten Aufwand, wo das Haus in einem Verfahren steht, und jede Einschätzung trägt in ausschreibungen.io ihren Beleg mit sich. Eine Angabe, die im Profil des Hauses noch fehlt, heißt unklar und niemals nicht erfüllt.

Kein Werkzeug macht ein Haus geeigneter, als es ist, und die Referenzliste von atlantis dx ist so lang, wie sie ist. Das Team sieht in ausschreibungen.io früh, wo diese Liste trägt und wo nicht, und genau daraus wird die Auswahl.

Im Angebotsmanagement zählt die neue Reihenfolge.

„Wir sehen uns heute viele Verfahren an, um vier davon zu bearbeiten“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Früher haben wir vier bearbeitet und bei zweien in der zweiten Woche gemerkt, dass wir dort nichts zu suchen hatten.“

Ein Angebot, das die Tiefe des Hauses zeigt

Ein Vorhaben in dieser Nische verlangt fachliche Tiefe, und atlantis dx hat sie in dreißig Jahren aufgebaut. In ausschreibungen.io liegen die Anforderungen des Auftraggebers einzeln vor dem Team, jede mit ihrer Fundstelle im Originaldokument.

Jede Zusage im Angebot lässt sich in ausschreibungen.io bis zu dem Satz zurückverfolgen, aus dem sie stammt, und das Angebot antwortet in der Sprache des Auftraggebers statt in der eigenen. Die Tiefe des Hauses steht damit auf dem Papier und nicht mehr nur im fertigen Projekt.

Konzept und Kalkulation entstehen in ausschreibungen.io aus dem freigegebenen Wissen des Hauses, aus eigenen Antworten und eigenen Richtwerten. Ein Richtwert entsteht erst mit der Freigabe durch einen Menschen, und über die Erfüllung einer Anforderung entscheidet ebenfalls ein Mensch.

Für die Projektleitung zählt der Inhalt der Antwort.

„Unsere Leute konnten ein solches Vorhaben immer bauen, sie haben es im Angebot nur nie gezeigt“, sagt die Projektleitung. „Heute steht jede Anforderung einzeln vor uns, und wir antworten fachlich statt allgemein, weil wir sehen, wonach genau gefragt wird.“

Der Bestand, der aus jedem Verfahren wächst

Jedes bearbeitete Verfahren hinterlässt bei atlantis dx mehr als ein Angebot. Eine einmal durchdachte und freigegebene Antwort liegt in ausschreibungen.io beim nächsten Mal bereit, und ein Kriterium, das noch nicht erfüllt war, übernimmt das Team in das Profil des Hauses.

Der eigene Bestand wächst in ausschreibungen.io mit jedem Verfahren, und die Referenzliste, die dem Haus im öffentlichen Sektor gefehlt hat, entsteht seither aus den Verfahren selbst. Das erste gewonnene Verfahren steht darauf.

Die Begleitung endete an dieser Stelle, denn die Nische steht und die Bearbeitung liegt im Haus. atlantis dx arbeitet seither dauerhaft mit ausschreibungen.io und ohne weiteren Beratungsbedarf.

Für die Geschäftsführung ist das der eigentliche Beleg.

„Eine Begleitung, die sich selbst überflüssig macht, ist die einzige, die etwas taugt“, sagt die Geschäftsführung. „Die Nische haben wir gemeinsam gefunden, und den Rest machen wir seither allein, Monat für Monat.“

Wirkung

Nach Auskunft der Agentur fiel der erste Zuschlag innerhalb von drei Monaten nach dem Start der Zusammenarbeit. Ein einzelnes Verfahren begründet noch keine Regel, und für atlantis dx zählte vor allem, dass das zweite und das dritte nicht wieder von vorn begannen.

Vier qualifizierte Verfahren im Monat sind für atlantis dx eine Zahl, mit der sich rechnen lässt, und die Kundenprojekte laufen daneben weiter, weil das Haus ein unpassendes Verfahren heute vor der Bearbeitung erkennt.

Das erklärte Ziel waren Verfahren mit sechsstelligem Projektvolumen, und der Weg dorthin führte über Auswahl statt über Menge. Der Markt ist für atlantis dx kleiner geworden und der eigene Anteil daran größer. Das Haus wählt seinen Weg in dieses Segment heute selbst.

Planbar heißt nicht, dass ein Zuschlag sicher wäre. Planbar heißt, dass jeden Monat durchdachte Angebote das Haus verlassen und dass jedes davon in ausschreibungen.io auf den freigegebenen Antworten der vorherigen aufbaut.

Verlässlichkeit und Weiterentwicklung stehen unter den sieben Leitsätzen von atlantis dx, und im Vergabeverfahren haben beide seither einen Ort.

„Als Herausforderer anzutreten heißt nicht, lauter zu sein, sondern genauer“, sagt die Geschäftsführung. „Wir treten heute dort an, wo unsere Erfahrung zählt, und jedes Verfahren, das wir bearbeiten, macht uns für das nächste ein Stück verlässlicher.“