Wie chris and friends im Ausschreibungsalltag wieder Raum für kreative Konzepte gewinnt mit ausschreibungen.io

Ausschreibungen sind bei uns kein Sonderfall, sondern der Alltag. Neu ist nicht, dass wir schneller sind. Neu ist, dass unsere Konzepte heute nach uns aussehen und nicht nach der Gliederung, die wir für sie gebaut haben.

Über chris and friends

Die chris and friends GmbH ist eine Agentur für Websites und Onlineshops mit Hauptsitz in Berlin Friedrichshain und weiteren Standorten in Dortmund, Dresden und Wiesbaden. Fünfundzwanzig Menschen arbeiten dort, lokal und remote, und das Haus nennt sie selbst die 25 Friends. Das Leistungsbild reicht von Websites und Onlineshops über Relaunches, teils barrierefrei, bis zu Content-Services, Logo- und Corporate-Identity-Gestaltung und Reichweiten-Management.

Zu den Auftraggebern zählen die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung, das Deutsche Rote Kreuz, die CDU und das VDA Quality Management, und auf der Referenzliste stehen daneben Bauer Media Group, Vytal Global, FlixBus, DHL und Harley-Davidson. Über der Arbeit steht der Anspruch, Technologien für die Websites und Onlineshops von morgen zu bauen. Die Agentur nennt das FOR TODAY AND TOMORROW. Eine Antwort binnen 24 Stunden nennt das Haus als eigenen Anspruch.

Ausgangslage

Auftraggeber dieser Größe vergeben über förmliche Verfahren, und sie tun es laufend. RFPs und RFIs gehören bei chris and friends deshalb zum täglichen Geschäft und nicht zum Ausnahmefall.

Der Anlass für eine Veränderung war kein Misserfolg, denn die Referenzliste des Hauses trägt genau die Auftraggeber, die so vergeben. Der Anlass war die Frequenz.

Jedes einzelne Verfahren band erhebliche Ressourcen, und zwar über den gesamten Prozess hinweg, von der Sichtung der Unterlagen über den Aufbau des Angebots bis zur letzten Kontrolle vor der Frist.

Der Schwerpunkt der Arbeit lag beim strukturellen und inhaltlichen Aufbau der Angebote, und dieser Aufbau verlangte in jedem Verfahren dieselbe Aufmerksamkeit von denselben Köpfen. Das Gerüst kostete mehr Kraft als die Idee.

Ein systematisch gepflegtes Konzeptportfolio fehlte, und niemand im Haus hatte je die Zeit gefunden, eines anzulegen. Die Konzepte lagen fertig in abgegebenen Angeboten, gebunden an ein Verfahren und einen Auftraggeber, und für ein zweites Leben war die Ablage nie gebaut.

Eine standardisierte und ressourceneffiziente Methodik für die Konzepterstellung gab es ebenfalls nicht, und die Struktur entstand in jedem Verfahren neu, von der ersten Überschrift an.

Die Folge traf die eigene Stärke des Hauses. Ein wesentlicher Teil der konzeptionellen Arbeit floss in den Aufbau statt in die kreativen Aspekte, und die Potenziale für eine differenzierende, kreative Positionierung blieben ungenutzt.

Für die Projektleitung stand der Verlust jedes Mal am selben Ort.

„Wir haben in jedem RFP wieder eine Gliederung gebaut, und danach war die Luft raus“, sagt die Projektleitung. „Das Angebot war korrekt und vollständig, aber der Teil, für den uns Kunden eigentlich holen, kam am Schluss und in der Kürze.“

Wir wollten nie weniger Aufwand, wir wollten denselben Aufwand an einer anderen Stelle. Dieselbe Zeit, dieselben Leute, und am Ende ein Konzept, das nach uns aussieht.

Lösung

Jedes Verfahren beginnt an derselben Stelle

Ein RFP erreicht chris and friends nicht als Ausnahme, sondern im laufenden Betrieb, und die Anforderungen des Auftraggebers liegen in ausschreibungen.io geordnet vor dem Team, jede einzeln und mit ihrer Fundstelle. Zwei Läufe an einem realen Verfahren ergaben 289 und 295 Anforderungen.

Die Ordnung wiederholt sich, die Arbeit nicht. Die Frage nach dem Aufbau ist in ausschreibungen.io beantwortet, bevor die erste eigene Zeile steht.

Im Angebotsmanagement zählt vor allem der Anfang.

„Früher hat jedes Verfahren mit einer leeren Seite und einer Diskussion über die Gliederung angefangen“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Heute liegt der Aufbau da, und wir streiten wieder über Inhalte.“

Ein Konzeptportfolio, das dem Haus gehört

Die Konzeption von chris and friends hat in ausschreibungen.io heute eine Struktur und eine Modularisierung, und ein Konzept beginnt bei dem, was das Haus schon verantwortet hat. Modularisierung heißt nicht Baukasten, denn die Auswahl trifft in jedem Verfahren ein Mensch.

Nach der Freigabe gehört eine Antwort dem Haus und nicht mehr dem einzelnen Angebot, und beim nächsten Verfahren liegt sie in ausschreibungen.io nach dessen Themen geordnet bereit. Dieselbe Frage denkt das Haus kein zweites Mal von vorn durch, und eine bessere Antwort kostet die alte nicht ihren Platz. Das Portfolio wächst mit jeder Ausschreibung, und die Entwürfe werden mit ihm eigenständiger.

Eine Fassung löst bei chris and friends keine andere ab, sie tritt neben sie, und die Agentur entscheidet neu, welche von beiden in dieses Verfahren gehört. Kein Kundenname aus einem alten Verfahren wandert in ein neues, denn das Haus verwendet den Gedanken wieder und nicht den Auftrag, aus dem er stammt.

Für die Projektleitung zählt die Herkunft der Antwort.

„Wir setzen kein Angebot aus fertigen Textblöcken zusammen, wir setzen auf dem auf, was bei uns jemand einmal verantwortet hat“, sagt die Projektleitung. „Der Aufbau ist heute überall derselbe, die Konzepte sind es nie.“

Die Zeit gehört wieder der Idee

Die Bearbeitungszeit je Ausschreibung liegt mit ausschreibungen.io nach Auskunft der Agentur heute bei höchstens acht Stunden, und der Ressourceneinsatz ist derselbe geblieben, seine Verteilung im Haus nicht.

Diese Stunden verbringt das Team mit Spectra, der KI von ausschreibungen.io: Sie fragt dort nach, wo die Unterlagen mehrere Wege offenlassen, und das Team klärt die Fragen im Verfahren selbst. Jede Zusage im Angebot lässt sich bis zu dem Satz zurückverfolgen, aus dem sie stammt. Die Erfüllung bestätigt am Ende ein Mensch.

Die Stunden, die früher der Aufbau verlangte, gehören in ausschreibungen.io heute der Differenzierung. Das Team schärft den Ansatz, sucht die passende Referenz heraus und formuliert die gestalterische Begründung aus, für die früher die Frist nicht mehr reichte.

Auch der Preis kostet keinen eigenen Arbeitsgang mehr, denn in der Kalkulation von ausschreibungen.io rechnet das Haus mit den freigegebenen Richtwerten aus seinen früheren Kalkulationen.

Für die Geschäftsführung zählt der Ort der Stunden.

„Wir arbeiten heute nicht weniger an einer Ausschreibung, wir arbeiten an einer anderen Stelle daran, und genau das liest der Auftraggeber am Ergebnis ab“, sagt die Geschäftsführung.

Ein Preis, der weiß, was der Markt gerade aufruft

Neben der Arbeit in ausschreibungen.io bekommt chris and friends eine regelmäßige Auswertung des Marktes, zur Preisentwicklung, zu Designtrends und zur technischen Umsetzung.

Das Haus weiß damit, was der Markt für eine vergleichbare Leistung aufruft und wohin die Gestaltung läuft. Der Preis im Angebot steht seither auf zwei Beinen: auf eigenen Erfahrungswerten und auf der Entwicklung am Markt.

Im Angebotsmanagement hat das die Preisdiskussion verkürzt.

„Wir haben früher über einen Preis geredet, bis irgendwann jemand ein Gefühl dazu hatte“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Heute liegen unsere eigenen Werte daneben und die Bewegung am Markt, und wir entscheiden in einer halben Stunde statt an einem Nachmittag.“

Wirkung

Nach Auskunft der Agentur fiel der erste Zuschlag dreißig Tage nach dem Start der Zusammenarbeit, und zwei weitere folgten, zusammen mit einem mittleren sechsstelligen Auftragsvolumen.

Der Gewinn ist für das Haus ein doppelter. Die Wirtschaftlichkeit der Angebotsarbeit stieg, und die inhaltliche wie kreative Qualität der eingereichten Konzepte stieg mit ihr, bei gleichem Ressourceneinsatz.

Die Frequenz ist geblieben, denn RFPs und RFIs erreichen das Haus weiter laufend, und ein neues Verfahren trifft heute auf ein Haus, das seine Antworten kennt, seine Preise kennt und seine Konzepte beieinander hat. Die Methodik entsteht nicht jedes Mal neu.

Ausschreibungen bleiben bei chris and friends Tagesgeschäft, und ein Verfahren kostet das Haus mit ausschreibungen.io heute keinen neuen Anfang mehr, sondern nur die Arbeit an dem, was dieses Verfahren besonders macht.

Die kreative Differenzierung ist dorthin zurückgekehrt, wo dieses Haus sie immer haben wollte, in das Konzept selbst. Die Struktur steht heute in ausschreibungen.io, und die Idee steht bei den 25 Friends.

FOR TODAY AND TOMORROW steht über der Arbeit der Agentur, und im Vergabeverfahren hat der Satz heute einen Ort.

„Der Gewinn war für uns nie die Zeit an sich“, sagt die Geschäftsführung. „Der Gewinn ist, dass in jedem Angebot heute mehr von uns steckt als früher, und genau dieser Teil trägt auch morgen noch.“