Wie eCentral seine Angebote auf das Ziel des Auftraggebers ausrichtet mit ausschreibungen.io

Wir kennen unsere Verfahren seit Jahren, und genau deshalb haben wir die eigenen blinden Flecken nicht gesehen. Gefehlt hat uns kein Wissen und kein Werkzeug, sondern jemand, der von außen sagt, wo unser Angebot am Ziel vorbeizielt.

Über eCentral

Die eCentral GmbH ist eine Web-Agentur aus Marburg. Sie beschreibt sich als agile Web-Agentur für CMS und eCommerce, arbeitet als prozessorientierter Dienstleister und baut Lösungen für Internet, Intranet und Extranet. Den technischen Schwerpunkt bildet TYPO3, daneben stehen Magento für den Handel, Web2Print, Website-Audits und Hosting. Das Haus nennt über 300 Jahre gebündelte Berufserfahrung in seinem Team, verteilt auf Beratung, Projektmanagement, Entwicklung, Infrastruktur und Support.

In der TYPO3-Community ist eCentral fest verankert, als Gold Member der TYPO3 Association, als Mitgründer des Agenturnetzwerks FGTCLB und als Sponsor der TYPO3-Camps. Für Adobe ist eCentral Bronze Solution Partner. Auf der Referenzliste stehen die Friedrich-Ebert-Stiftung, das Deutsche Krebsforschungszentrum mit dem NCT Heidelberg und die Leuphana Universität, dazu Merck, Helios, SMA Solar, Schüco und MLP. Stiftung, Forschungszentrum und Universität vergeben fast ausnahmslos über förmliche Verfahren.

Ausgangslage

eCentral nimmt seit Jahren an förmlichen Vergabeverfahren teil, kennt die Fristen, die Formblätter und die Wertungslogik und hat auf diesem Weg Auftraggeber aus Wissenschaft, Forschung und Stiftung gewonnen. Am Anfang stand kein Versäumnis, sondern eine Frage.

Ein Haus, das ein Verfahren seit Jahren nach dem eigenen eingeübten Muster angeht, prüft irgendwann alles außer dem Muster selbst. Die Vertrautheit trägt durch jede Frist, und sie verdeckt zugleich, wo das eigene Angebot an der Sache vorbeigeht.

Drei Fragen stellte im Haus niemand mehr: ob das Konzept auf das antwortet, was der Auftraggeber am höchsten gewichtet, ob der Preis zur ausgeschriebenen Leistung passt und ob die Gliederung der Wertung folgt.

Die Zuständigkeit für ein Verfahren lag zugleich bei mehreren Personen, denn jede brachte ihren Teil ein und niemand hielt alle Fäden zusammen. Der Stand eines Verfahrens ergab sich jedes Mal aus Rückfragen.

Was eCentral fehlte, war weder Erfahrung noch ein Werkzeug, sondern ein strategischer Partner von außen, der auf die eigenen Verfahren schaut und benennt, was das Haus selbst nicht mehr sieht. Drei Dinge sollten dadurch nachhaltig besser werden, die Effizienz, die Qualität der Angebote und die Zielschärfe im Verfahren.

Das Haus setzte sich dafür ein klares Ziel. Der Ausschreibungsprozess sollte schlanker werden, er sollte weniger Ressourcen binden und die Quote der gewonnenen Verfahren sollte deutlich steigen.

Für das Angebotsmanagement lag die Schwierigkeit im Naheliegenden.

„Wir sind bei jeder Ausschreibung sicher gewesen, dass wir wissen, was zu tun ist, und meistens hat das auch gestimmt“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Nur hat uns nie jemand gefragt, warum unser Konzept genau so aufgebaut ist. Diese Frage stellt sich im eigenen Haus nach so vielen Jahren einfach nicht mehr.“

Wir wollten keinen zweiten Beobachter, der uns bestätigt. Wir wollten jemanden, der uns vor der Abgabe sagt, dass wir an der falschen Stelle ausführlich sind.

Lösung

Ein Konzept, das auf die Frage des Auftraggebers antwortet

Die Beratung setzte zuerst bei der Ausrichtung der Konzepte an, und ihr Maßstab war nicht das Können von eCentral, sondern das Ziel des Auftraggebers. Beides fällt seltener zusammen, als ein Haus vermutet. Diese strategische Beratung gehört zur Begleitung durch ausschreibungen.io.

eCentral sieht in ausschreibungen.io, was ein Auftraggeber tatsächlich verlangt, Forderung für Forderung und im Wortlaut der Unterlagen, und die Beratung fragte an jeder dieser Stellen, worauf das Konzept davon antwortet. Die Antwort fiel häufiger auf das, was die Agentur am besten kann.

Das Konzept aus ausschreibungen.io beginnt seither bei den Forderungen des Auftraggebers und nicht bei dem, was eCentral gern zeigt.

Für die Geschäftsführung war das unbequem.

„Wir haben immer über unsere Stärken geschrieben und selten über das Ziel des Auftraggebers“, sagt die Geschäftsführung. „Von innen sieht das gleich aus, von außen springt der Unterschied sofort ins Auge.“

Ein Preis, der zur ausgeschriebenen Leistung passt

Beim Preis half die eigene Erfahrung am wenigsten, denn ein eingespieltes Team rechnet ein Verfahren so, wie es das letzte gerechnet hat. Die Beratung schaute stattdessen auf die Leistung, die tatsächlich ausgeschrieben war, und auf die Wertung, die der Preis darin erreichen muss.

In der Kalkulation von ausschreibungen.io rechnet eCentral mit den eigenen Werten aus früheren freigegebenen Kalkulationen, und ein solcher Wert kommt erst in den Bestand, wenn jemand im Haus ihn freigegeben hat. Der Preis steht damit auf eigener Erfahrung und nicht auf einem Gefühl vor der Frist.

Im Angebotsmanagement hat sich damit die Reihenfolge gedreht.

„Wir haben früher einen Preis gebildet und danach geprüft, ob wir ihn verteidigen können“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Heute fragen wir zuerst, was gewertet wird, und der Preis kommt aus der Antwort.“

Eine Struktur, die der Wertung folgt

Die Gliederung der Angebote war bei eCentral über Jahre gewachsen, und sie funktionierte, weil alle im Haus sie kannten. Ein Wertungsgremium kennt sie nicht.

Beim Aufbau las die Beratung die Entwürfe in ausschreibungen.io von der Seite des Auftraggebers her und fragte bei jedem Kapitel, worauf es in der Wertung ankommt. Aus dieser Sicht rückten Abschnitte nach vorn, andere schrumpften und einige fielen ganz weg.

In ausschreibungen.io liegen die Kapitel heute an den Forderungen des Verfahrens entlang, und eCentral sieht dabei, welche Forderung im Entwurf noch kein eigenes Antwortkapitel hat. Für das Team folgt die Struktur heute dem Verfahren und nicht mehr der Gewohnheit des Hauses.

Für die Projektleitung zählt der gestrichene Teil.

„Wir haben früher unser bestes Kapitel nach hinten geschoben, weil vorne der Pflichtteil hinmusste“, sagt die Projektleitung. „Heute steht vorne das, was gewertet wird, und den Rest kürzen wir ohne schlechtes Gewissen.“

Eine Stelle, bei der die Fäden zusammenlaufen

Ein Verfahren scheitert selten an der Einsicht. Es scheitert an der Zuständigkeit. eCentral führte deshalb eine zentralisierte Betreuung ein, bei der seither alle laufenden Ausschreibungen zusammenlaufen.

Diese Betreuung ist Teil der Zusammenarbeit und keine Funktion von ausschreibungen.io. Die internen Abläufe des Hauses ordneten sich um diese eine Stelle, und Fristen, Zuarbeiten und Freigaben laufen seither über sie und nicht mehr über den, der gerade Zeit hat.

Die Beteiligten fragen heute an einer Stelle nach dem Stand, und sie tragen ihn nicht mehr aus Mails und Ordnern zusammen. Ein Verfahren in ausschreibungen.io hat damit einen Ort, und das gilt für das nächste genauso.

Für die Projektleitung liegt der Gewinn im Unspektakulären.

„Der größte Unterschied ist, dass jemand den Überblick hat und nicht alle ein Stück davon“, sagt die Projektleitung.

Wirkung

Nach Auskunft der Agentur wendet eCentral für ein Verfahren mit ausschreibungen.io weniger Kraft auf als früher, und der Prozess ist schlanker geworden, ohne dass die Sorgfalt darunter gelitten hätte. Alle arbeiten im selben Stand.

Drei Monate nach dem Start der Zusammenarbeit ging nach Auskunft der Agentur die erste gewonnene Ausschreibung ein. Das Haus verbucht sie als Bestätigung der Richtung und nicht als Beleg für eine Quote.

Am deutlichsten hat sich für eCentral die Qualität der Angebote verändert. Ein Entwurf aus ausschreibungen.io überzeugt das Haus heute nicht mehr, weil er vollständig ist, sondern weil er trifft.

Die Erfahrung des Hauses ist dadurch nicht weniger wert geworden. Sie zielt heute genauer. Über 300 Jahre Berufserfahrung stehen heute an den Stellen des Angebots, an denen der Auftraggeber sie liest.

Zielschärfe war das eigentliche Thema. Ein Angebot, das auf die Frage des Auftraggebers antwortet, wird kürzer, klarer und früher fertig als eines, das alles zeigt, was ein Haus kann. Der schlankere Prozess und das treffendere Angebot fallen bei eCentral in ausschreibungen.io zusammen.

Open Source ist bei eCentral nicht nur die Software, sondern die Haltung in der Zusammenarbeit, und im eigenen Ausschreibungsprozess mit ausschreibungen.io gilt sie seither auch.

„Wir geben in unserer Community seit Jahren etwas hinein und holen uns etwas heraus, und bei unseren eigenen Angeboten haben wir das nie getan“, sagt die Geschäftsführung. „Ein Blick von außen kostet erst einmal Stolz, und er hat uns gezeigt, wo wir am Ziel vorbeigezielt haben. Diese Rechnung geht bei uns auf.“