Wie keeen seine Eignung auf Knopfdruck belegt und mit der passenden Referenz antritt mit ausschreibungen.io

Früher war die Eignungsfrage ein Bauchgefühl kurz vor der Frist. Heute drücken wir auf einen Knopf, sehen jedes Kriterium mit Beleg und wissen, mit welcher Referenz wir antreten.

Über keeen

Die keeen GmbH ist eine Agentur für Marketing Technology, 1999 in Wolfsburg gegründet, mit Standorten in Wolfsburg, Berlin, Braunschweig und Sulz am Neckar. Sie entwickelt digitale Marketing-Ökosysteme für Konzerne und Mittelständler, von der Strategie über das Experience Design bis zur Technologie mit TYPO3 und Shopware. Zu ihren Kunden zählt sie Volkswagen, DB Schenker und die Deutsche Telekom.

Die drei E im Namen hat das Haus zur Maxime erklärt: Einfachheit, Effizienz und Exzellenz. Die Arbeit tragen drei Teams für Technologie, Marketing und Experience. Wo Konzerne und öffentliche Auftraggeber beauftragen, führt der Weg oft über ein förmliches Vergabeverfahren, und am Anfang eines solchen Verfahrens steht immer dieselbe Frage: Darf dieses Haus überhaupt antreten.

Ausgangslage

Ob sich ein Verfahren lohnt, entscheidet sich vor dem Konzept, denn Referenzen und Formalitäten bestimmen, ob eine Agentur überhaupt antreten darf. Diese Prüfung fraß die ersten Tage jeder Frist.

Bis heute sieht die Eignungsprüfung in vielen Häusern so aus, dass jemand die Unterlagen in ein Sprachmodell lädt und die Frage stellt, ob das eigene Haus geeignet sei. Zurück kommt am Ende dieser Befragung ein Ja oder ein Nein, mehr nicht.

Das Ja kommt ohne Begründung, das Nein ohne Fundstelle, und woran die Antwort hängt, sieht niemand. So bleibt bei jeder Entscheidung ein schlechtes Bauchgefühl zurück.

Nachhaltig ist der Weg auch nicht, denn beim nächsten Verfahren beginnt dieselbe Befragung von vorn, und eine Antwort, die das Haus längst gegeben hat, ist nirgends aufgehoben, denn das Unternehmensprofil bleibt bei diesem Weg leer.

Die Referenzen machen es nicht leichter. Dieselbe Referenz liegt in fünf Fassungen vor, jede mit einem anderen Schwerpunkt, und bei jeder Ausschreibung stellt sich die Frage neu, welche davon am besten passt.

Für das Angebotsmanagement war das keine Grundlage.

„Wir haben einem Werkzeug die Unterlagen gegeben und ein Ja bekommen, aber kein Warum“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Auf ein Ja ohne Begründung gibt niemand eine Woche Angebotsarbeit, und ein Nein ohne Begründung verwirft vielleicht ein Verfahren, das uns gehört hätte.“

Wir wollten keine Antwort mehr, der wir glauben müssen. Wir wollten eine, die wir prüfen können, Kriterium für Kriterium.

Lösung

Die Eignungsfrage auf Knopfdruck

ausschreibungen.io mit Spectra prüft die Eignung auf Knopfdruck, und den Maßstab dafür geben die Eignungskriterien des Verfahrens und die eigenen Angaben des Hauses. Jedes Kriterium bekommt ein klares Ergebnis, erfüllt oder nicht erfüllt oder unklar. Eine fehlende Angabe heißt dort geprüft und nichts gefunden, niemals übersprungen.

Jedes Ergebnis trägt seine Fundstelle, und ein Klick in ausschreibungen.io öffnet das Original an genau der Stelle, aus der die Anforderung stammt, sodass die Entscheidung auf Belegen steht und das Team hier nichts glauben muss.

Für die Geschäftsführung ist damit die Grauzone verschwunden.

„Auf einen Blick sehen wir, wo wir stehen, und jeder Haken hat eine Fundstelle“, sagt die Geschäftsführung. „Das Bauchgefühl ist aus der Entscheidung raus, und zwar in beide Richtungen.“

Einmal bestätigt, für jedes künftige Verfahren gemerkt

Eine Bestätigung gibt keeen genau einmal, denn sagt das Haus zu einem Kriterium, dass es erfüllt ist, merkt sich ausschreibungen.io die Antwort im Unternehmensprofil. Bei jedem künftigen Verfahren liegt sie dann schon vor.

Das Profil füllt sich so beim Arbeiten statt davor, Verfahren für Verfahren, Antwort für Antwort. Eine Angabe, die das Profil noch nicht kennt, heißt in ausschreibungen.io unklar und nie nicht erfüllt, und genau diese Lücken zeigt die Prüfung offen an.

Im Angebotsmanagement zählt vor allem die Dauerwirkung.

„Jede Antwort, die wir einmal geben, ist beim nächsten Verfahren schon da“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Wir haben das Profil nie befüllt, es ist beim Arbeiten entstanden.“

Referenzen mit Schwerpunkt statt Einheitsfassung

Die Referenzprüfung läuft in ausschreibungen.io automatisiert anhand der Kriterien des Verfahrens, und sie läuft nie am Menschen vorbei. Das Team sieht die Einschätzung, bestätigt sie oder korrigiert sie, und aus jeder Korrektur lernt der eigene Bestand.

Die fünf Fassungen derselben Referenz sind dabei kein Problem mehr, sondern ein Vorteil, denn jede Fassung hat ihren eigenen Schwerpunkt. Zum Verfahren zeigt ausschreibungen.io die Fassung, die am besten passt, mit dem Hinweis, warum.

Für die Projektleitung hat sich der Umgang gedreht.

„Unsere Referenz zur Konzernwebsite gibt es in fünf Fassungen, je nach Schwerpunkt“, sagt die Projektleitung. „Heute sehen wir sofort, welche zu diesem Verfahren passt, und schärfen genau diese eine nach.“

Spectra fragt, der Mensch legt die Schwerpunkte

Beim Ausarbeiten fragt Spectra nach dem Schwerpunkt, der dieses Verfahren trägt, und nach der Lücke, die noch offen steht. Der Mensch antwortet darauf, legt die Schwerpunkte fest und schließt die Lücken.

So entsteht eine Passgenauigkeit, die keine Einheitsfassung erreicht, und die Referenz wächst in ausschreibungen.io mit jedem Verfahren weiter aus, gemeinsam erarbeitet von Spectra und dem Team.

Für die Geschäftsführung ist das der eigentliche Gewinn.

„Spectra stellt die Fragen, die sonst erst der Auftraggeber gestellt hätte“, sagt die Geschäftsführung. „Wir legen die Schwerpunkte fest und schließen die Lücken, bevor das Angebot das Haus verlässt.“

Wirkung

Die Eignungsprüfung steht bei keeen heute am Anfang. Sie kommt nicht mehr am Ende der ersten Woche. Nach Auskunft der Agentur fällt die Entscheidung über den Antritt heute am selben Vormittag, an dem die Unterlagen eintreffen.

Ein Nein fällt früh und begründet, ein Ja trägt seine Belege mit sich. Die gewonnenen Tage gehören seither dem Angebot statt der Vorprüfung, und beide teuren Fehler werden seltener.

Mit jedem Verfahren wächst zugleich der eigene Bestand in ausschreibungen.io, und die nächste Prüfung fällt darum genauer aus als die davor. Die drei E aus dem Namen des Hauses, Einfachheit, Effizienz und Exzellenz, haben in der Eignungsprüfung einen konkreten Ort gefunden.

Ob keeen antritt, entscheidet das Haus.

„Die teuerste Ausschreibung ist die, die wir zu Unrecht liegen lassen, und die zweitteuerste die, die wir zu Unrecht anfassen“, sagt die Geschäftsführung. „Heute wissen wir vor dem ersten Aufwand, woran wir sind, mit Belegen statt mit Gefühl.“