Wie netigo aus wiederverwendetem Wissen individuellere Konzepte und Kalkulationen gewinnt mit ausschreibungen.io

Wir verwenden heute nichts wieder, was bei uns nicht ein Mensch freigegeben hat, und genau deshalb sieht jedes Angebot mehr nach uns aus als vorher. Wiederverwendung hat uns nicht gleichförmiger gemacht, sie hat uns eigener gemacht.

Über netigo

Die Netigo GmbH ist eine inhabergeführte Full-Service-Webagentur aus Düsseldorf, seit über 25 Jahren am Markt und spezialisiert auf die Content-Management-Systeme TYPO3 und WordPress sowie auf E-Commerce mit Shopware, Magento, WooCommerce und Shopify. Beratung, Design, Entwicklung, SEO und Hosting erbringt die Agentur nahezu vollständig im eigenen Haus und nennt das selbst 100 Prozent made in Düsseldorf.

Zu den Referenzen zählen neben Industrie und Handel auch öffentliche Auftraggeber, darunter die Klassik Stiftung Weimar, die Ärztliche Akademie für medizinische Fort- und Weiterbildung in Nordrhein, die Stadtwerke Plauen und die D.LIVE GmbH. Dieses Segment vergibt fast ausnahmslos über förmliche Verfahren. Dort wollte netigo planbarer wachsen.

Ausgangslage

Jedes Vergabeverfahren stellt eine eigene Aufgabe, mit einer anderen Leistungsbeschreibung, einer anderen Wertungsmatrix und anderen Nachweisen. Ein individuelles Angebot ist hier selbstverständlich.

Ein standardisiertes Pauschalangebot bringt in diesem Geschäft nicht den Sieg, denn es fällt genau dort durch, wo es auf die Besonderheit des einzelnen Verfahrens ankommt. netigo schrieb deshalb jedes Konzept von vorn, und auch jede Kalkulation entstand neu.

Die Antworten aus abgeschlossenen Verfahren lagen derweil in fertigen Word-Dokumenten, verteilt über Projektordner und gebunden an den einen Auftraggeber. Wieder auf den Tisch kam davon nichts. Für eine Wiederverwendung von Konzepten und Kalkulationen war die bisherige Art der Bearbeitung schlicht nicht gebaut.

Künstliche Intelligenz verspricht an genau dieser Stelle Entlastung, und netigo probierte sie aus wie jede Agentur. Das Team legte die Unterlagen einem allgemeinen Sprachmodell vor und ließ sich Konzeptabschnitte vorschlagen.

Ein herkömmliches Modell kennt jedoch kein spezifisches Ausschreibungswissen dieses Hauses: nicht die Referenzen, nicht die Aufwände, keine einzige Antwort aus einem früheren Verfahren. Der Vorschlag liest sich plausibel und bleibt trotzdem fremd.

An den komplexen konzeptionellen und kalkulatorischen Aufgaben eines Verfahrens scheiterte dieser Weg deshalb zuverlässig, denn Konzept und Kalkulation dachte weiterhin ein Mensch von Grund auf durch, bei jedem Verfahren aufs Neue.

Für die Projektleitung lag der Widerspruch offen.

„Wiederverwendung klang bei uns lange nach Baukasten, und ein Baukastenangebot gewinnt kein Verfahren“, sagt die Projektleitung. „Wir haben dieselbe Frage nach unserem Vorgehen bei einer Migration in einem Verfahren nach dem anderen neu beantwortet, jedes Mal von vorn. Beim letzten Mal war die Antwort nicht besser als beim ersten. Sie war nur später fertig.“

Wir wollten nie dieselben Sätze zweimal verkaufen. Wir wollten, dass das, was wir einmal durchdacht und freigegeben haben, beim nächsten Mal auf dem Tisch liegt, damit unsere Zeit in das Neue geht.

Lösung

Vorschläge aus dem Wissen des eigenen Hauses

ausschreibungen.io schlägt aktiv vor, konzeptionell wie strategisch, und es schöpft dabei aus dem Wissen, das netigo selbst aufgebaut hat: aus den eigenen Antworten, den eigenen Referenzen, den eigenen Preisen.

Der Entwurf aus ausschreibungen.io beginnt deshalb nicht im Allgemeinen, sondern beim Haus. Was netigo zu einer Migration denkt, wie es eine Schulung ansetzt und was es für Mockups kalkuliert, liegt beim nächsten Verfahren schon auf dem Tisch, ehe die erste eigene Zeile geschrieben ist.

Für die Geschäftsführung ist die Herkunft der Kern.

„Der Entwurf kommt heute mit Antworten zurück, die bei uns im Haus schon einmal jemand verantwortet hat“, sagt die Geschäftsführung. „Das ist der Unterschied zwischen einem Angebot, das zu uns passt, und einem, das zu jedem passen würde.“

Einmal durchdacht, von da an Priorität

Aus den vollständigen Unterlagen entsteht in ausschreibungen.io zuerst ein geordnetes Bild dessen, was der Auftraggeber verlangt, jede Anforderung einzeln und mit ihrer Fundstelle. Ein echtes Verfahren brachte es in zwei Läufen auf 289 und 295 Anforderungen.

Eine einmal bearbeitete Anforderung gilt von da an als Priorität, und ihre freigegebene Antwort fließt in ausschreibungen.io in jedes neue Konzept ein, die verwandten Themen zuerst, und nichts davon muss das Team noch einmal von Grund auf durchdenken.

Mit jeder Ausschreibung wächst dieses Wissen, und mit ihm wächst die Eigenständigkeit der Ergebnisse. Je mehr Verfahren netigo in ausschreibungen.io bearbeitet, desto mehr klingt der nächste Entwurf nach diesem Haus und nach keinem anderen.

Die Freigabe entscheidet, was in den Bestand darf.

„Was bei uns niemand freigegeben hat, taucht später auch nirgends wieder auf“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Deshalb steht in unserem Bestand nichts, wofür bei uns nicht jemand mit Namen geradesteht.“

Spectra fragt nach, das Team entscheidet

In der Bearbeitung arbeitet netigo mit Spectra, der KI von ausschreibungen.io: Sie stellt Rückfragen, wo die Unterlagen mehrere Wege offenlassen, legt eigene Vorschläge daneben und bindet das Team aktiv in die Bearbeitung ein.

So entsteht deutlich schneller ein Ergebnis, und es entsteht keines am Menschen vorbei, denn das Team beantwortet die Rückfragen, wählt zwischen den Vorschlägen und verifiziert am Ende jedes Kapitel selbst.

Der eigentliche Gewinn sind für das Team die Fragen selbst.

„Spectra fragt genau an den Stellen nach, an denen wir früher tagelang im Haus herumgefragt haben“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Wir beantworten die Rückfragen, der Entwurf zieht nach, und am Ende prüfen wir ein Ergebnis, statt eines zusammenzusuchen.“

Antworten, die sich wandeln dürfen

Wiederverwendung heißt bei ausschreibungen.io nicht, dass eine Antwort einfriert. Das Team ändert sie ab, wo ein Verfahren einen anderen Weg verlangt, und die geänderte Fassung legt sich als eigene Variante neben die alte. Beide bleiben erhalten, jede mit ihrer Herkunft. Beim nächsten Mal wählt das Team von Hand.

Die Anforderungen und Antworten liegen dafür herausgelöst aus den alten Dokumenten in einer festen Ordnung, die dem Haus gehört und nicht dem Werkzeug. Die Qualität hängt so an keinem einzelnen Modell, und was netigo einmal hineingegeben hat, bleibt lesbar und verwendbar, gleich welches Modell morgen den Entwurf schreibt.

Für die Projektleitung liegt der Nutzen im Nebeneinander der Fassungen.

„Die Antwort von vor zwei Jahren ist nicht falsch, sie passt nur woanders hin“, sagt die Projektleitung. „Ich sehe beide Fassungen nebeneinander und entscheide von Hand, welche in dieses Verfahren gehört, und den Rest schreibe ich um.“

Wirkung

Nach Auskunft der Agentur arbeiten heute sieben Personen bei netigo mit ausschreibungen.io, drei davon täglich, und den ersten belastbaren Entwurf von Konzept und Kalkulation bemisst das Haus heute in Stunden statt in Tagen.

Der Gewinn daran ist doppelt. Das Team spart die Zeit, die früher in das immer gleiche Wiederholen ging, und es bekommt Ergebnisse, die mit jedem Verfahren individueller werden, weil der eigene Bestand wächst.

Die Wiederverwendung mit ausschreibungen.io hat die Angebote von netigo darum nicht ähnlicher gemacht, sondern eigener, denn das Haus bekommt sein eigenes Denken zurück.