Wie PEGASUS den größten Teil seiner Angebotszeit in die Qualitätssicherung verlagert mit ausschreibungen.io

Spectra erarbeitet uns transparent 80 Prozent des Angebots, vollständig und belegbar. Unsere Zeit steckt in den 20 Prozent, die den Zuschlag entscheiden, in der Idee, die nur aus unserem Haus kommen kann.

Über PEGASUS

Die PEGASUS Werbeagentur GmbH ist eine Agentur für Kommunikation und Digitalisierung aus Magdeburg, seit 1993 am Markt und heute ein Team von 24 Expertinnen und Experten. Sie begleitet Unternehmen, Marken und Institutionen der öffentlichen Hand. Ihre eigene Beschreibung lautet: „Kommunikationslösungen, die sich durch kreative Ideen, hochwertiges Design und zukunftsweisende Technologie auszeichnen.“

PEGASUS hat drei Werte für sich erklärt: Gute Laune, Korrektes Arbeiten und Verbindlichkeit. Gute Laune steht für Freundlichkeit, Vertrauen und gegenseitige Wertschätzung. Hinter Korrektes Arbeiten stehen eine strukturierte Arbeitsweise, hohe Qualitätsstandards und eine transparente kaufmännische Abwicklung. Verbindlichkeit heißt in diesem Haus, dass sich Auftraggeber bei Terminen, Qualität und Ehrlichkeit auf das Wort verlassen. Ein Vergabeverfahren trifft den zweiten und den dritten Wert an ihrer empfindlichsten Stelle.

Ausgangslage

Die meiste Zeit steckt nicht in der Idee. Ihre Stunden kostet eine Ausschreibung auf dem Weg dorthin, in der Abstimmung zwischen Sales, New Business, Projektmanagement und den Fachexperten, quer durch das ganze Haus.

Wie lange brauchst du für das Design einer Startseite, wie lange für den Flyer. Solche Fragen stellt jede Agentur in jedem Verfahren aufs Neue, und aus den Antworten entsteht die Kalkulation.

Auf die Schätzung kommen dann 30 Prozent Risiko obendrauf, und fertig ist ein Aufwand, der mit der Realität wenig zu tun hat und mit Wettbewerbsfähigkeit nichts.

Das leere Blatt kommt noch dazu. Vor jedem Konzept steht dieselbe Überlegung von vorn: Was gehört hinein, wie ist es aufgebaut, wie tief muss es gehen.

Übliche Sprachmodelle helfen heute, grob zu strukturieren, Kapitel zu benennen und vielleicht eine Einleitung zu schreiben. Bei der Vollständigkeit, bei den Kosten und bei der Herkunft einer Anforderung lassen sie die Agentur allein.

Für die Geschäftsführung war das ein doppeltes Problem.

„Manuelle Schätzungen mit Fachexperten, das war jahrelang unsere Kalkulationsmethode“, sagt die Geschäftsführung. „Eine Schätzung mit 30 Prozent Risiko obendrauf gewinnt kein Verfahren, und sie sagt nichts darüber, was uns die Arbeit wirklich kostet.“

Wir wollten die Fleißarbeit loswerden, nicht die Verantwortung. Achtzig Prozent schnell und belegt, damit die letzten zwanzig Prozent Zeit für die Idee bleiben, die den Zuschlag holt.

Lösung

Achtzig Prozent, transparent erarbeitet

ausschreibungen.io mit Spectra hilft zuerst dort, wo die Fleißarbeit sitzt, bei den Anforderungen. Jede steht einzeln da, für den Nutzer transparent, und ein echtes Verfahren brachte es in zwei Läufen auf 289 und 295 einzelne Anforderungen.

Zu jeder Anforderung sieht das Team in ausschreibungen.io sofort, woher sie stammt, was sie in der Umsetzung kostet und welche Aufgaben dahinterhängen. Diese Nachvollziehbarkeit wirkt nach beiden Seiten, in das eigene Haus und zum Auftraggeber hin: Vollständigkeit, Transparenz, Sicherheit.

Für das Angebotsmanagement zählt der erste Tag.

„Drei Stunden nach dem Start haben wir Konzept und Kalkulation im Entwurf“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Früher war das eine Woche, und diese Woche fehlte am Ende genau da, wo das Verfahren gewonnen wird.“

996 Agenten und ein Wissen, das der Agentur gehört

Seine Vorschläge bezieht Spectra in ausschreibungen.io aus dem individuellen Wissen der jeweiligen Agentur und aus dem Zusammenspiel von 996 spezialisierten Agenten, jeder mit einem eigenen Können, gerichtet auf maximal hochwertige Konzepte und Kalkulationen.

Die Kalkulation stützt sich in ausschreibungen.io auf Richtwerte, die das eigene Haus früher freigegeben hat, nicht auf eine Schätzung mit Aufschlag.

Für die Geschäftsführung ist genau das der Unterschied.

„Einen Satz über eine Schulung schreibt jedes Modell“, sagt die Geschäftsführung. „Den Preis, den wir für unsere Schulung vor Ort einmal freigegeben haben, kennt nur unser eigenes Haus.“

Sales führt das Verfahren, die Fachexperten prüfen

Achtzig Prozent einer Ausschreibung erarbeiten das Projektmanagement bei PEGASUS heute vollständig selbst in ausschreibungen.io, und die technischen und kreativen Briefings entstehen dabei automatisch mit.

Die Fachexperten steigen erst danach ein, übernehmen das, was ihren Stundensatz verdient, sichern die Qualität und arbeiten die Individualität ein, statt nicht fakturierbare Stunden im Vertriebsprozess aufzuwenden.

Im Haus hat das die Rollen neu sortiert.

„Unsere Fachleute sitzen nicht mehr in jedem Angebot, sie prüfen es“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Die Stunden, die früher unbezahlt in den Vertrieb gingen, stehen heute auf Projekten.“

Die zwanzig Prozent, die den Zuschlag entscheiden

Die gewonnene Zeit gehört der Kreativität, die den Ausschlag gibt, den Leitideen, den Kampagnen, dem UX- und UI-Design, denn dort entsteht der Spirit der Agentur, den kein Werkzeug liefert und den keine zweite Agentur kopieren kann.

Jede Überarbeitung zahlt zugleich auf das nächste Verfahren ein, denn was das Team verbessert und freigibt, macht das Wissen für Spectra in ausschreibungen.io beim nächsten Mal besser. Der Kreis schließt sich mit jedem Angebot.

Der Anfang der Arbeit ist für die Kreation heute ein anderer.

„Ich fange heute nicht mehr bei der Frage an, was gefordert ist“, sagt die Kreation. „Ich fange bei der Frage an, was wir daraus machen.“

Wirkung

PEGASUS beziffert den Weg zum belastbaren Entwurf von Konzept und Kalkulation nach eigener Auskunft mit drei Stunden. Die Formel dahinter ist einfach: 80 Prozent Vollständigkeit aus ausschreibungen.io, 20 Prozent Idee aus dem eigenen Haus.

Die Reihenfolge hat sich umgedreht. Früher fraß die Fleißarbeit den Kalender, und die Idee bekam den Rest, heute steht der vollständige Entwurf aus ausschreibungen.io am ersten Tag, und der Kalender gehört der Idee.

Der Wert Korrektes Arbeiten hat damit einen sichtbaren Ort, denn jede Zusage lässt sich dem Auftraggeber gegenüber belegen, vollständig und nachvollziehbar. Die Gute Laune bekommt den Raum zurück, den die Fleißarbeit so lange besetzt hielt.

Die Verantwortung für Konzept, Kalkulation und Idee trägt PEGASUS weiter selbst.

„Wir gewinnen nicht, weil der Entwurf schnell fertig ist“, sagt die Geschäftsführung. „Wir gewinnen, weil unsere Zeit in den 20 Prozent steckt, die der Auftraggeber am Ende wirklich vergleicht.“