Wie SEDA.digital an mehr Verfahren teilnimmt, ohne das Tagesgeschäft zu bremsen, mit ausschreibungen.io

Wir haben nie ein Verfahren verloren, weil uns die Argumente fehlten. Wir haben Verfahren liegen lassen, weil die Woche schon vergeben war. Heute entscheidet die Ausschreibung darüber, ob wir antreten, und nicht der Kalender.

Über SEDA.digital

Die SEDA.digital GmbH & Co. KG ist eine inhabergeführte Digitalagentur aus Magdeburg, 2016 gegründet, mit einem zweiten Standort in München. Das Team ist ausgewogen und entwickelt Individualsoftware, Webplattformen und Redaktionssysteme, bei den Redaktionssystemen mit einer Spezialisierung auf MODX und daneben Kirby. Das Haus nennt über zehn Jahre Erfahrung und mehr als 150 realisierte Projekte.

Der öffentliche Sektor bildet den Kern des Geschäfts. Zu den Auftraggebern zählen ein Ministerium des Landes Sachsen-Anhalt, der Sächsische Landkreistag und die Stadtverwaltung Magdeburg, daneben stehen Antenne Bayern und Greenpeace auf der Referenzliste. Dieses Segment vergibt fast ausnahmslos über förmliche Verfahren, und für ein Wachstum darin zählt vor allem die Zahl der Verfahren, die ein Haus überhaupt bearbeiten kann.

Ausgangslage

SEDA.digital gewinnt seit Jahren Verfahren im öffentlichen Sektor. Die Referenzliste des Hauses belegt das. Der Anlass für eine Veränderung war deshalb kein Misserfolg, sondern die Frage, an wie vielen Verfahren dieses Haus überhaupt teilnehmen kann.

Ein förmliches Verfahren bindet in einer Agentur genau die Personen, die zugleich die laufenden Kundenprojekte entwickeln, und die Rechnung ist einfach. Jede Woche, die in eine Ausschreibung geht, fehlt in der Entwicklung, und das Tagesgeschäft verträgt davon nur wenige im Jahr.

Die Unterlagen entstanden dabei von Hand, denn das Team las die Vergabeunterlagen durch, schrieb die Anforderungen heraus, sammelte die Nachweise zusammen und setzte daraus ein Dokument, und beim nächsten Verfahren begann dieselbe Arbeit von vorn.

Einen festen Ablauf gab es dafür nicht. Ein Kapitel übernahm, wer gerade Zeit hatte, der Stand lag verteilt in Mails und Dateiordnern, und kurz vor der Frist prüfte eine einzelne Person, ob nichts fehlt.

Die Teilnahme hing damit an der Zahl der freien Abende. Ein weiteres Verfahren bedeutete nicht ein weiteres Stück Arbeit, sondern ein weiteres volles Programm, und mehr als eine Handvoll im Jahr ging auf diesem Weg nicht.

Die Auswahl traf am Ende der Kalender und nicht die Ausschreibung, denn ein Verfahren, das genau zum Haus gepasst hätte, blieb liegen, wenn in derselben Woche ein Kundenprojekt in die Abnahme ging. Ein anderes kam auf den Tisch, weil in diesen Tagen gerade Luft war und nicht, weil es das bessere gewesen wäre.

Für die Projektleitung war der Widerspruch offensichtlich.

„Wir waren im öffentlichen Sektor erfolgreich, und trotzdem sind wir selten angetreten“, sagt die Projektleitung. „Jede Ausschreibung hat zwei Leute für zwei Wochen aus den Kundenprojekten gezogen, und danach mussten wir erst aufholen, bevor wir an die nächste denken konnten.“

Wir wollten nicht schneller schlechter werden. Höhere Qualität, klarere Argumentation, weniger Aufwand, und zwar in dieser Reihenfolge, denn ein Verfahren mehr im Jahr nützt uns nichts, wenn das Angebot darunter leidet.

Lösung

Ein Verfahren beginnen, ohne den Tag abzuräumen

Am Anfang eines Verfahrens hat SEDA.digital heute in ausschreibungen.io die Anforderungen des Auftraggebers geordnet vor sich, jede einzeln und mit ihrer Fundstelle im Originaldokument. In einem realen Verfahren kamen so 289 Anforderungen zusammen, und keine davon hat jemand von Hand herausgeschrieben.

Die erste Woche eines Verfahrens geht in ausschreibungen.io nicht mehr in das Sortieren, sondern in die Antworten. Das Team liest, entscheidet und formuliert. Der Anfang eines Verfahrens gehört nicht mehr dem Suchen.

Für die Geschäftsführung ist die erste Frage eines Verfahrens heute eine andere.

„Früher haben wir uns vor jedem Verfahren gefragt, ob wir die zwei Wochen haben“, sagt die Geschäftsführung. „Heute fragen wir uns, ob das Verfahren zu uns passt, und das ist die Frage, die wir eigentlich beantworten wollen.“

Jedes Kriterium bekommt seine Antwort

Ein Vergabeverfahren entscheidet sich an den Kriterien des Auftraggebers, und ausschreibungen.io zeigt sie SEDA.digital einzeln, jedes mit seinem wörtlichen Zitat aus den Unterlagen. Ein Klick öffnet das Original an genau dieser Stelle.

Jede Zusage im Angebot lässt sich in ausschreibungen.io bis zu dem Satz zurückverfolgen, aus dem sie stammt. Das Angebot trifft die Kriterien in ihrer eigenen Sprache, statt sie sinngemäß zu streifen.

Für das Angebotsmanagement ist der stille Teil der Kriterien entscheidend.

„Wir haben früher die auffälligen Kriterien sehr gut beantwortet und die stillen manchmal nur berührt“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Heute steht jedes einzeln vor uns, mit dem Satz, aus dem es kommt, und wir sehen sofort, wo unsere Antwort noch dünn ist.“

Ein Verfahren mehr, ohne ein Angebot weniger

Die Zeit, die SEDA.digital mit ausschreibungen.io gewinnt, geht nicht in ein weiteres Verfahren allein, sie geht zuerst in das laufende. Das Team schärft die Unterlagen strategisch, wählt die Referenz aus, die das Verfahren trägt, und formuliert die Begründung aus, für die früher der Abend nicht mehr reichte.

SEDA.digital bearbeitet ein Verfahren mit Spectra, der KI von ausschreibungen.io. Die Fragen, die früher eine Hausumfrage gekostet haben, klärt das Team heute am Dokument. Jede Antwort trägt Dokument, Seite und Zitat bei sich. Über die Erfüllung entscheidet ein Mensch.

Für die Projektleitung ist der Charakter der Arbeit heute ein anderer.

„Wir haben früher zusammengetragen und am Ende gehofft, dass es rund wirkt. Heute streiten wir über die Argumentation, und die Unterlagen liegen dabei schon geordnet vor uns“, sagt die Projektleitung.

Das nächste Verfahren beginnt nicht bei null

Eine Antwort, die SEDA.digital einmal durchdacht und freigegeben hat, liegt in ausschreibungen.io beim nächsten Verfahren wieder bereit. Beim vierten Verfahren beginnt das Team dort, wo es beim ersten erst nach drei Abenden stand.

Dasselbe gilt für die Preise. Die Kalkulation in ausschreibungen.io ermöglicht es dem Haus, mit den eigenen Richtwerten aus früheren freigegebenen Kalkulationen zu rechnen. Zwölf solcher Richtwerte liegen in ausschreibungen.io bereits vor, darunter der Kick-off, die Schulungsveranstaltung vor Ort und die Mockups je Seitentyp, und ein Richtwert entsteht erst mit der Freigabe durch einen Menschen.

Der Aufwand je Verfahren sinkt weiter. Daran hängt die Skalierung für ein kleines Haus, und daran hängt die Antwort auf die Frage, ob neben dem laufenden Verfahren ein zweites Platz hat.

Im Angebotsmanagement rechnet sich das über die Verfahren hinweg.

„Beim ersten Verfahren in ausschreibungen.io haben wir alles einmal sauber durchdacht, und beim vierten haben wir vor allem noch entschieden“, heißt es aus dem Angebotsmanagement. „Der Aufwand liegt heute vorn im Denken und nicht mehr hinten im Zusammensuchen.“

Wirkung

Nach Auskunft der Agentur hat sich der Aufwand je Verfahren mit ausschreibungen.io erheblich reduziert, und SEDA.digital bearbeitet heute mehr Ausschreibungen als vorher. Die Entwicklung bleibt dabei bei den laufenden Kundenprojekten des Hauses, auch wenn im Nebenzimmer eine Frist läuft.

Die Zahl der Verfahren im Jahr hat sich bei SEDA.digital mit ausschreibungen.io von der Zahl der freien Wochen gelöst. Über den Antritt entscheidet heute die Passung zwischen Ausschreibung und Haus und nicht mehr der Blick in den Kalender. Die Kapazität steht nicht mehr im Weg.

Der erste Zuschlag kam nach Auskunft der Agentur dreißig Tage nach dem Start der Zusammenarbeit. Ein einzelnes Verfahren begründet noch keine Regel, und für SEDA.digital zählte vor allem, dass die Teilnahme daran nicht mehr am Kalender hing.

Die Argumentation steht näher an den Kriterien des Auftraggebers als früher, die Nachweise stehen an ihrer Stelle, und die Konzentration des Teams gehört seither dem Inhalt statt der Form.

Skalierbare Teilnahme heißt bei SEDA.digital, dass das zweite Verfahren im Quartal nicht mehr so teuer ist wie das erste, und dass trotzdem mehr davon durchdacht sind. Die Struktur trägt in ausschreibungen.io die Menge, und die Menschen tragen den Inhalt.

Offen, direkt und pragmatisch nennt SEDA.digital die eigene Arbeitsweise, und im Vergabeverfahren gilt das heute auch.

„Wir haben nie mehr Ausschreibungen gewollt, wir haben die richtigen gewollt“, sagt die Geschäftsführung. „Heute treten wir dort an, wo wir hingehören, und unsere Kunden merken nichts davon, weil ihre Projekte weiterlaufen. Unsere Angebote sind dabei nicht schlechter geworden, sondern besser. Offen und pragmatisch waren wir immer, jetzt sind wir es auch im Verfahren.“