Eignung und Referenzen richtig nachweisen

Neben der Bewertung Ihres Konzepts prüft der Auftraggeber, ob Ihre Agentur den Auftrag ausführen kann. In Verfahren mit Teilnahmewettbewerb geschieht das vorab, im offenen Verfahren seit dem 1. Juli 2026 in der Regel erst nach der Prüfung der Angebote. Wir haben die Eignungskriterien von 337 Agenturausschreibungen aus den vergangenen zwölf Monaten ausgewertet. In 287 davon verlangten die Auftraggeber Referenzen, in 158 Angaben zum Umsatz und in 136 eine Haftpflichtversicherung. In 119 Verfahren gehörte zu den Referenzen ein Ansprechpartner beim Kunden.

Eignung und Zuschlag sind zwei Prüfungen

Die Eignung betrifft Ihr Unternehmen. Öffentliche Aufträge gehen an fachkundige und leistungsfähige Unternehmen, die nicht ausgeschlossen sind (§ 122 Abs. 1 GWB). Der Zuschlag betrifft Ihr Angebot und geht an das wirtschaftlichste (§ 58 Abs. 1 VgV). Eignungskriterien dürfen nur drei Bereiche betreffen: die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 122 Abs. 2 GWB). Sie müssen mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen, zu ihm und zum Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen und in der Bekanntmachung angegeben sein. Seit dem 1. Juli 2026 darf die Bekanntmachung dafür auf eine genau bezeichnete Stelle in den Vergabeunterlagen verweisen (§ 122 Abs. 4 GWB). Lesen Sie deshalb beides.

Die Paragrafen der VgV in diesem Beitrag gelten für EU-weite Verfahren oberhalb der Schwellenwerte. National ausgeschriebene Aufträge folgen der UVgO oder den Regeln des jeweiligen Landes. Die UVgO kennt zum Beispiel keine feste Altersgrenze für Referenzen und keine Obergrenze für den Mindestumsatz. Maßgeblich ist dort, was die Bekanntmachung verlangt.

Was sich seit dem 1. Juli 2026 geändert hat

Dass Auftraggeber grundsätzlich Eigenerklärungen verlangen, stand schon bisher in der VgV. Seit dem 1. Juli 2026 steht dieser Grundsatz im Gesetz selbst, und weitere Unterlagen sollen nur noch von aussichtsreichen Bewerbern oder Bietern verlangt werden (§ 122 Abs. 3 GWB). Die Bekanntmachung muss angeben, welche Unterlage Sie wann vorlegen (§ 48 Abs. 1 VgV). Im offenen Verfahren prüft der Auftraggeber in der Regel zuerst die Angebote und danach die Eignung (§ 42 Abs. 4 VgV).

Für Agenturen bedeutet das in der Regel weniger Papier mit dem Angebot. Maßgeblich bleibt, was die Bekanntmachung verlangt, denn der Auftraggeber darf bei erhöhtem Aufwand oder aus verfahrensbezogenen Gründen von der Stufung und von der Prüfreihenfolge abweichen, ohne das zu begründen. Halten Sie die Nachweise deshalb bereit: Fordert der Auftraggeber sie an, weil Ihr Angebot oder Teilnahmeantrag aussichtsreich ist, setzt er eine Frist, und wer sie versäumt, riskiert den Ausschluss (§ 48 Abs. 2 VgV). Wo unterhalb der Schwellenwerte die UVgO gilt, ist die Eigenerklärung dort ebenfalls schon länger der Grundsatz (§ 35 Abs. 2 UVgO). Verfahren oberhalb der Schwellenwerte, die vor dem 1. Juli 2026 begonnen haben, laufen nach dem bisherigen Recht weiter (§ 187 Abs. 2 GWB).

Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Umsatz und Versicherung

Der Auftraggeber darf einen Mindestjahresumsatz verlangen. Dieser darf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur übersteigen, wenn der Auftragsgegenstand besondere Risiken mit sich bringt. Das muss der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen oder im Vergabevermerk begründen (§ 45 Abs. 2 VgV). Eine Umsatzerklärung kann er höchstens für die letzten drei Geschäftsjahre verlangen. Außerdem kann er Bankerklärungen, einen Nachweis der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und, wenn Ihre Agentur zur Veröffentlichung verpflichtet ist, Jahresabschlüsse verlangen (§ 45 Abs. 4 VgV).

Kann eine Agentur die geforderten Unterlagen aus einem berechtigten Grund nicht vorlegen, etwa weil sie jung ist, darf sie ihre wirtschaftliche Leistungsfähigkeit mit anderen Unterlagen belegen, die der Auftraggeber als geeignet ansieht (§ 45 Abs. 5 VgV). Fragen Sie vorab, welche Belege er akzeptiert. Unterhalb der Schwellenwerte erlaubt die UVgO andere Belege auch für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 35 Abs. 5 UVgO).

Referenzen: was zählt und wie alt sie sein dürfen

Für die technische und berufliche Leistungsfähigkeit verlangen Auftraggeber meist eine Liste von Referenzen. Die Vergabeverordnung beschreibt sie als Liste der wesentlichen Leistungen der letzten höchstens drei Jahre, jeweils mit Wert, Zeitpunkt und Empfänger (§ 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV). Zwei Details helfen Agenturen besonders:

• Der Empfänger kann öffentlich oder privat sein. Ein Kampagnenprojekt für ein Unternehmen kann deshalb ebenso als Referenz dienen wie eines für eine Behörde. Fragt die Ausschreibung ausdrücklich nach Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern, etwa in der Wertung, hilft Ihnen eine öffentliche Referenz zusätzlich.
• Ältere Projekte zählen, wenn der Auftraggeber darauf hinweist, dass er sie berücksichtigt. Das darf er, wenn es für einen ausreichenden Wettbewerb nötig ist.

Entscheidend ist die Vergleichbarkeit. Wählen Sie Referenzen, die in Leistung, Umfang und Art des Auftraggebers zur Ausschreibung passen, und beschreiben Sie sie in den Begriffen der Leistungsbeschreibung. Nennen Sie Budget, Laufzeit und Ergebnis mit Zahlen. Klären Sie vorab mit Ihren Kunden, ob Sie sie als Ansprechpartner angeben dürfen.

Neben den Unternehmensreferenzen kann das Team zählen. Der Auftraggeber kann Ausbildungs- und Studiennachweise der Inhaber und Führungskräfte verlangen (§ 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV) oder die Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals als Zuschlagskriterium werten (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV). Halten Sie deshalb neben der Referenzliste aktuelle Profile Ihrer Schlüsselpersonen bereit, mit deren eigenen Projekten.

Wenn Referenzen fehlen

Fehlt Ihnen eine passende Referenz, gibt es drei Wege. Erstens können Sie sich mit anderen Unternehmen zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. Sie wird wie ein Einzelbieter behandelt, und der Auftraggeber darf keine bestimmte Rechtsform für die Teilnahme verlangen (§ 43 Abs. 2 VgV). Zweitens können Sie sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens stützen, die Eignungsleihe. Dafür weisen Sie nach, dass Ihnen dessen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen, etwa mit einer Verpflichtungserklärung. Für Referenzen, also Berufserfahrung, gilt das nur, wenn dieses Unternehmen den betreffenden Teil des Auftrags auch selbst ausführt (§ 47 Abs. 1 VgV). Der Auftraggeber prüft dann auch dessen Eignung (§ 47 Abs. 2 VgV). Drittens lohnt bei kleinen und mittleren Unternehmen ein Blick auf die Kriterien selbst: Der Auftraggeber muss bei ihrer Auswahl die besonderen Umstände junger sowie kleiner und mittlerer Unternehmen angemessen berücksichtigen (§ 42 Abs. 2 VgV).

Halten Sie Anforderungen für überzogen, stellen Sie früh eine Bieterfrage. Wollen Sie sich bei EU-weiten Verfahren eine Nachprüfung offenhalten, müssen Sie einen erkennbaren Verstoß spätestens bis zum Ende der Bewerbungs- oder Angebotsfrist beim Auftraggeber rügen (§ 160 Abs. 3 GWB).

Formulare, die Arbeit sparen

Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, kurz EEE, ist ein Standardformular für den vorläufigen Nachweis. Sie können eine früher verwendete EEE wiederverwenden, wenn Sie bestätigen, dass die Angaben weiterhin stimmen (§ 50 Abs. 1 VgV). Wer im amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen der Industrie- und Handelskammern eingetragen ist, profitiert von einer Eignungsvermutung: Die dort hinterlegten Angaben zieht der Auftraggeber nur in begründeten Fällen in Zweifel (§ 48 Abs. 8 VgV). Was das Verzeichnis nicht enthält, weisen Sie weiter selbst nach.

Fehlt eine Unterlage, kann der Auftraggeber sie nachfordern, sofern er das nicht in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ausgeschlossen hat (§ 56 Abs. 2 VgV). Einen Anspruch darauf haben Sie nicht, reichen Sie deshalb von Anfang an vollständig ein. Unterlagen, die die Wertung Ihres Angebots nach den Zuschlagskriterien betreffen, darf er grundsätzlich nicht nachfordern (§ 56 Abs. 3 VgV). Ein fehlendes Konzept lässt sich also später nicht mehr reparieren.

Die Referenzmappe als Daueraufgabe

Die beste Vorbereitung beginnt vor der nächsten Ausschreibung. Pflegen Sie eine Referenzliste nach Leistungsbereichen, mit Zeitraum, Auftragswert, Kunde, Ansprechpartner und einer kurzen Beschreibung in Vergabesprache. Prüfen Sie regelmäßig, welche Projekte aus dem Dreijahresfenster der VgV fallen, und achten Sie bei nationalen Verfahren auf den Zeitraum, den die Bekanntmachung nennt. Die Eignungsprüfung von ausschreibungen.io prüft Ihre Referenzen und Nachweise gegen die Kriterien der jeweiligen Ausschreibung, bevor Sie Zeit investieren. Passende Verfahren finden Sie in der Liste der aktuellen Ausschreibungen für Werbeagenturen, und wie Sie neue Verfahren früh entdecken, zeigt der Beitrag Ausschreibungen finden als Werbeagentur.