Rahmenverträge für Werbeagenturen verstehen

Viele öffentliche Auftraggeber schreiben Agenturleistungen als Rahmenvertrag aus. Von den 1.298 Agenturausschreibungen der vergangenen zwölf Monate in unseren Daten trugen 215 den Rahmenvertrag oder die Rahmenvereinbarung bereits im Titel, 304 nannten sie im Titel oder in der Beschreibung. Das ist fast jede vierte. Wer einen solchen Vertrag gewinnt, kann über mehrere Jahre für denselben Auftraggeber arbeiten. Wer die Regeln kennt, kalkuliert ihn richtig.

Was eine Rahmenvereinbarung ist

Das Vergaberecht spricht von Rahmenvereinbarungen. Gemeint sind Vereinbarungen zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die die Bedingungen für die Aufträge eines bestimmten Zeitraums festlegen, insbesondere den Preis (§ 103 Abs. 5 GWB). Für die Vergabe der Rahmenvereinbarung selbst gelten, soweit nichts anderes bestimmt ist, dieselben Vorschriften wie für einen entsprechenden öffentlichen Auftrag. Die konkreten Leistungen bestellt der Auftraggeber später über Einzelaufträge, die sogenannten Abrufe.

Einzelaufträge darf der Auftraggeber nur an die Unternehmen erteilen, die zu diesem Zeitpunkt Vertragspartei sind, und nur die in der Bekanntmachung genannten Auftraggeber dürfen abrufen. Die Bedingungen der Rahmenvereinbarung dürfen sich dabei nicht wesentlich ändern (§ 21 Abs. 2 VgV, § 15 Abs. 3 UVgO).

Wie lange ein Rahmenvertrag laufen darf

Nach der VgV darf eine Rahmenvereinbarung höchstens vier Jahre laufen, außer der Gegenstand begründet einen Sonderfall (§ 21 Abs. 6 VgV). Sektorenauftraggeber wie Stadtwerke oder Verkehrsbetriebe vergeben nach der Sektorenverordnung und dürfen bis zu acht Jahre vereinbaren (§ 19 Abs. 3 SektVO). Unterhalb der Schwellenwerte erlaubt die UVgO höchstens sechs Jahre, ebenfalls mit Ausnahme begründeter Sonderfälle (§ 15 Abs. 4 UVgO). Ob und in welcher Fassung die UVgO gilt, legen Bund und Länder fest.

Nennt die Ausschreibung eine Grundlaufzeit mit Verlängerungsoptionen, kalkulieren Sie Preise und Team für die längste mögliche Laufzeit und prüfen Sie, wer über die Verlängerung entscheidet.

Warum auch kleine Rahmenverträge europaweit ausgeschrieben werden

Für den Auftragswert einer Rahmenvereinbarung zählt der geschätzte Gesamtwert aller Einzelaufträge über die gesamte Laufzeit, ohne Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 1 und 4 VgV). Ein Agenturetat von 60.000 Euro netto im Jahr ergibt über vier Jahre 240.000 Euro und liegt damit über dem EU-Schwellenwert von 216.000 Euro, der für die meisten öffentlichen Auftraggeber gilt. Für das Bundeskanzleramt und die Bundesministerien liegt die Grenze bei 140.000 Euro. Erreicht die Summe über die Laufzeit den Schwellenwert, wird deshalb auch ein Rahmenvertrag mit überschaubarem Jahresbudget europaweit ausgeschrieben, mit den Mindestfristen der VgV und der Möglichkeit, Verstöße vor der Vergabekammer prüfen zu lassen (§ 155 GWB). Was das im Einzelnen bedeutet, erklärt der Beitrag VgV oder UVgO: Welche Regeln für Agenturen gelten.

Volumen und Höchstwert

Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen muss der Auftraggeber so genau wie möglich ermitteln und bekannt geben. Abschließend festlegen muss er es nicht (§ 21 Abs. 1 VgV, § 15 Abs. 2 UVgO). Manche Ausschreibungen sagen ausdrücklich, dass es keine Abnahmeverpflichtung gibt.

Der Europäische Gerichtshof hat 2021 für ein EU-weites Verfahren über Warenlieferungen entschieden, dass die Bekanntmachung neben der Schätzmenge oder dem Schätzwert auch eine Höchstmenge oder einen Höchstwert nennen muss. Ist dieser Wert erreicht, verliert die Rahmenvereinbarung ihre Wirkung (Urteil vom 17. Juni 2021, Rechtssache C-23/20). Die Begründung stützt sich auf Grundsätze der EU-Vergaberichtlinie für Rahmenvereinbarungen. Prüfen Sie deshalb bei EU-weiten Ausschreibungen, ob ein Höchstwert genannt ist.

Für Ihre Planung heißt das: Der Schätzwert beschreibt, womit der Auftraggeber rechnet. Der Höchstwert begrenzt, wie viel er über die gesamte Laufzeit höchstens abrufen darf. Planen Sie Ihre Kapazität für den Schätzwert, prüfen Sie im Vertrag, ob Sie Abrufe bis zum Höchstwert bedienen müssen, und kalkulieren Sie Ihre Preise so, dass der Vertrag auch bei geringeren Abrufen wirtschaftlich bleibt.

Ein Partner oder mehrere

Schließt der Auftraggeber die Rahmenvereinbarung mit nur einer Agentur, vergibt er die Einzelaufträge zu den vereinbarten Bedingungen. Bei Bedarf kann er die Agentur in Textform auffordern, ihr Angebot zu vervollständigen (§ 21 Abs. 3 VgV). Mit mehreren Agenturen hängt der Weg davon ab, ob die Rahmenvereinbarung bereits alle Bedingungen der Leistung festlegt (§ 21 Abs. 4 VgV):

1. Sind alle Bedingungen festgelegt, ruft er ohne neuen Wettbewerb ab, nach objektiven Regeln aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen.
2. Sind alle Bedingungen festgelegt und sehen die Unterlagen es vor, ruft er teils direkt und teils über einen neuen Wettbewerb ab, nach dort festgelegten Kriterien.
3. Fehlen Bedingungen, vergibt er die Einzelaufträge über einen neuen Wettbewerb zwischen den Vertragspartnern.

Für jeden neuen Wettbewerb gelten feste Regeln: Der Auftraggeber fragt in Textform die Vertragspartner an, die den Auftrag ausführen können, setzt eine ausreichende Frist, öffnet die Angebote erst nach Fristablauf und erteilt den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot nach den angegebenen Kriterien (§ 21 Abs. 5 VgV). Für eine Agentur ist der Zuschlag auf eine Mehrpartner-Vereinbarung damit die Eintrittskarte. Die einzelnen Projekte gewinnt sie unter Umständen erst in kleinen Wettbewerben gegen die anderen Vertragspartner.

Diese Regeln stehen in der VgV und gelten oberhalb der Schwellenwerte. Die UVgO verlangt nur, dass Einzelaufträge den Bedingungen der Rahmenvereinbarung entsprechen (§ 15 Abs. 3 UVgO). Wie der Abruf bei mehreren Partnern abläuft, steht dann in den Vergabeunterlagen.

Worauf Agenturen bei Preis und Team achten

Ein Rahmenvertrag verlangt eine Preisplanung über die gesamte Laufzeit, soweit Sie Ihre Preise nicht in jedem Miniwettbewerb neu anbieten. Prüfen Sie, ob der Vertrag eine Preisanpassung vorsieht. Fehlt sie, gehören erwartete Lohn- und Kostensteigerungen bis zum letzten Vertragsjahr in Ihre Stunden- und Tagessätze.

Wertet der Auftraggeber Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals als Zuschlagskriterium (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV, § 43 Abs. 2 Nr. 2 UVgO), wird das benannte Team Teil Ihres Angebots. Prüfen Sie in den Vertragsbedingungen, unter welchen Voraussetzungen Sie Personen austauschen dürfen, und benennen Sie nur Personen, die Sie über die Laufzeit tatsächlich einsetzen können. Welche Nachweise Sie für Ihre Eignung brauchen, erklärt der Beitrag Eignung und Referenzen richtig nachweisen.

Den nächsten Rahmenvertrag kommen sehen

Rahmenverträge sind befristet. Besteht der Bedarf weiter, schreibt der Auftraggeber einen Folgevertrag aus, damit die Leistung ohne Lücke weiterläuft. Wer weiß, welche Agentur einen Etat hält und wann der Vertrag endet, kann sich früh vorbereiten. In den Wettbewerbsdaten von ausschreibungen.io sehen Sie, welcher Bieter den Etat aktuell hält oder zuletzt gewonnen hat, und der Vertragsalarm meldet Ihnen auslaufende Verträge. Neue Rahmenverträge für Agenturleistungen finden Sie in unserer Liste der aktuellen Ausschreibungen für Werbeagenturen.