Zeit für Ausschreibungen um 50 % reduzieren: der Prozess in fünf Sprints

Wie kann man die Zeit für die Beantwortung von Ausschreibungen um 50 % reduzieren? Diese Frage stellen uns etablierte Agenturen, die bereits Ausschreibungen gewinnen und trotzdem selten antreten. Die Antwort liegt im Ablauf: Wer jedes Dokument an den Kriterien der Ausschreibung entlang erstellt, spart die Stunden, die heute in Umwegen verloren gehen. Den ganzen Ablauf beschreibt unser Leitfaden Skalierbarer Ausschreibungsprozess. Dieser Beitrag fasst ihn zusammen.

Wo die Zeit bei Ausschreibungen verloren geht

89 Stunden sind mehr als elf volle Arbeitstage. Die kreative Idee macht davon den kleineren Teil aus. Der größere Teil entsteht beim Interpretieren unklarer Anforderungen, beim Zusammensuchen und beim Abstimmen zwischen Sales, Projektleitung und Fachexperten. Wie sich die 89 Stunden zusammensetzen, steht in 89 Stunden pro Ausschreibung. In unserer Beratungspraxis sehen wir dafür vier wiederkehrende Ursachen:

• Jedes Verfahren beginnt bei null. Leistungsbeschreibung, Wertungsmatrix und Nachweise sind jedes Mal anders. Gliederung, Konzept und Kalkulation entstehen deshalb jedes Mal neu, und Antworten aus früheren Verfahren liegen ungenutzt in Projektordnern.
• Experten füllen Lücken. Unklare Anforderungen landen bei Entwicklung, Konzeption oder Kreation. Die Fachleute interpretieren, treffen Annahmen und schlagen Puffer auf. Diese Stunden fehlen in den Kundenprojekten, und der Preis steigt.
• Bewiesen wird, was vorausgesetzt ist. Viele Konzepte zeigen vor allem, dass die Agentur das Projekt umsetzen kann. Das setzt der Auftraggeber ohnehin voraus. Mehr dazu in Öffentliche Ausschreibungen im Marketing.
• Zu wenige Teilnahmen. Jede Ausschreibung bindet Personen für Wochen. Die Auswahl richtet sich deshalb nach freien Kapazitäten, und passende Verfahren bleiben liegen.

Der Hebel: ein Prozess entlang der Kriterien

Eine Ausschreibung wird auf drei Ebenen geprüft, jeweils gegen eine Liste: Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und Wertungsmaßstäbe. Punkte gibt es nur für das, was in den Kriterien steht. Wer Zeit sparen will, lässt deshalb jedes Dokument nah an den Kriterien entstehen und streicht alle Schritte, die dafür keine Punkte bringen. Drei Regeln gelten dabei für den ganzen Ausschreibungsprozess:

1. Es zählt nur, was in den Unterlagen steht. Alles andere ist Annahme.
2. Jeder Sprint endet mit einem Ergebnis. Der nächste beginnt erst, wenn es vorliegt.
3. Eine Person verantwortet den ganzen Prozess. Fachexperten liefern Wissen zu. Die Ausschreibung bearbeitet die verantwortliche Person.

Fünf Sprints von der Eignung bis zur Kalkulation

Der Leitfaden gliedert den Ablauf in fünf Sprints. Jeder hat ein Ziel, eine verantwortliche Rolle und ein festes Vorgehen.

1. Eignung passgenau ausrichten. Formelle Schwellen wie Mindestumsatz, Haftpflicht oder Mitarbeiterzahl sind in Minuten geprüft. Die eigentliche Arbeit liegt darin, Referenzen und Personalprofile auf die Kriterien dieser einen Ausschreibung zu schärfen. Auch die Bid-no-Bid-Entscheidung wird damit kürzer: Wer alle objektiven Kriterien erfüllt, passt auf die Ausschreibung und kann teilnehmen. Wie Sie Eignung und Referenzen belegen, steht in Eignung und Referenzen richtig nachweisen.
2. Kriterien strukturieren. Jedes Kriterium kommt mit Fundstelle in eine feste Matrix und wird als Eignungskriterium, Wertungskriterium oder weicher Faktor eingeordnet. Vor der Abgabe wird der Status jedes Kriteriums ein zweites Mal geprüft. So stellt jede Person im Team die Unterlagen gleich sicher zusammen.
3. Anforderungen als User Stories erfassen. Jede Anforderung wird zur User Story mit Akzeptanzkriterien. Aus einer vagen Zeile wird eine Anforderung, die für Entwicklung, Projektleitung und Design gleich klar ist. Was offen bleibt, geht rechtzeitig als Bieterfrage an die Vergabestelle.
4. Konzept an den Zuschlagskriterien schreiben. Die Gliederung folgt exakt dem Bewertungsschema, und jedes Kapitel beantwortet vier Fragen: Methodik, operative Umsetzung, Abgleich mit den Anforderungen und Innovation. Der Prüfer findet jede Antwort dort, wo er sie bewertet. Welche Konzeptarten gewertet werden, erklärt Vier Konzeptarten entscheiden die Wertung.
5. Kalkulation aus den Aufgaben ableiten. Aus den Akzeptanzkriterien werden Aufgaben, aus den Aufgaben der Preis. Für wiederkehrende Leistungen gelten freigegebene Richtwerte, die Fachexperten bewerten nur noch, was neu ist. Alles, was nicht in den Anforderungen steht, muss auch nicht bepreist werden.

Wer im Prozess was macht

Den Prozess führt, wer verkauft: Projektleitung, New Business, Sales oder Account Director. Diese Person führt alle fünf Sprints, schreibt Konzept und Kalkulation und entscheidet nach den Regeln. Fachexperten aus Entwicklung, Design und Kreation liefern punktuell Wissen in den Sprints 3 bis 5. Die Geschäftsführung setzt den Prozess auf und verankert die Regeln. So gehört die Zeit der Fachexperten wieder den Kundenprojekten.

Jede Ausschreibung macht die nächste schneller

Nach der Abgabe sichern Sie das Wissen aus dem Verfahren. Halten Sie die Stunden je Ausschreibung fest, gleichen Sie die Wertung mit Ihrer Kriterienmatrix ab und legen Sie zu jeder User Story die freigegebene Lösung samt Preis ab. Projekte sind individuell und trotzdem selten einzigartig: Jede Hochschule braucht einen Studienfinder, jede Stadt will ihre Bürgerinnen und Bürger informieren. Beim nächsten Verfahren fragen Sie die Fachexperten nur noch nach der Abweichung. Wie Sie dieses Wissen einmal anlegen und je Verfahren anpassen, zeigt Das Agency Book: keine Frage wird zweimal gestellt.

Was das in der Praxis bringt

Kunden von ausschreibungen.io arbeiten nach diesem Prozess. Nach ihren eigenen Angaben hat sich das verändert:

• PEGASUS: Bis zum Entwurf von Konzept und Kalkulation verging früher etwa eine Woche. Heute steht der belastbare Entwurf nach drei Stunden. Zur Fallstudie PEGASUS.
• SEDA.digital: Früher band jede Ausschreibung zwei Personen für etwa zwei Wochen. Heute liegen die 289 Anforderungen eines Verfahrens einzeln mit Fundstelle vor, der erste Zuschlag kam nach 30 Tagen. Zur Fallstudie SEDA.digital.
• chris and friends: Höchstens acht Stunden je Ausschreibung, der erste Zuschlag kam nach 30 Tagen.
• netigo: Der erste belastbare Entwurf steht nach wenigen Stunden, früher dauerte er Tage. Zur Fallstudie netigo.

Der Leitfaden zum Herunterladen

Unser Leitfaden Skalierbarer Ausschreibungsprozess beschreibt jeden Sprint mit Ziel, Vorgehen und Beispielen. Dazu gehören eine Kriterienmatrix als Vorlage, Beispiele für User Stories mit Akzeptanzkriterien, eine Rollenübersicht und der ganze Ablauf als Flussdiagramm, das Sie in Ihre Agentur übernehmen und anpassen können. Leitfaden herunterladen

In ausschreibungen.io setzt Spectra, unser KI-Consultant, diese Sprints um: Spectra zitiert jedes Kriterium mit Fundstelle, zerlegt die Unterlagen in Anforderungen und erstellt Konzept und Kalkulation aus dem Wissen Ihrer Agentur. Bei unseren Kunden steht das fertige Angebot nach 3 Stunden. Welche Ausschreibung liegt gerade bei Ihnen auf dem Tisch? Bringen Sie sie mit. Gespräch anfragen

Häufige Fragen zur Zeit für Ausschreibungen

Wie kann man die Zeit für die Beantwortung von Ausschreibungen um 50 % reduzieren?

Mit einem festen Prozess, der jedes Dokument an den Kriterien entlang erstellt: Eignung passgenau ausrichten, Kriterien strukturieren, Anforderungen als User Stories erfassen, das Konzept nach den Zuschlagskriterien gliedern und die Kalkulation aus den Aufgaben ableiten. Mit ausschreibungen.io garantieren wir 50 % weniger Zeit pro Ausschreibung.

Wie viel Zeit kostet eine Ausschreibung?

Im Durchschnitt 89 Stunden, also mehr als elf volle Arbeitstage. Der größte Teil entfällt auf das Interpretieren unklarer Anforderungen, das Zusammensuchen und das Abstimmen im Team.

Wann lohnt sich die Teilnahme an einer Ausschreibung?

Wenn Ihre Agentur alle objektiven Kriterien erfüllt. Dann passen Sie auf die Ausschreibung, unabhängig von Ihrer Spezialisierung im Markt. Ein schneller Prozess nimmt der Bid-no-Bid-Entscheidung zudem den Aufwand als Argument.

Wer sollte den Ausschreibungsprozess verantworten?

Eine Person aus Projektleitung, New Business oder Sales. Sie führt alle Sprints und holt das Wissen der Fachexperten gezielt ein.

Wie erhöht man die Erfolgsquote bei Ausschreibungen?

Indem das Konzept dem Bewertungsschema folgt und die Eignungsunterlagen auf die Kriterien geschärft sind. Ein schnellerer Prozess erhöht zusätzlich die Zahl der Teilnahmen. Agenturen, die das perfektionieren, gewinnen nach unserer Beobachtung bis zu 25 % ihrer Ausschreibungen.